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Office Manager

Als Office Manager bist du erste Ansprechpartner*In für Kolleg*Innen vor Ort sowie für Kund*Innen und Gäste. Du bist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf aller Büroprozesse und des Projektmanagements innerhalb des Geltungsbereiches des Workplace Experience Teams.

Aufgabenbereiche:

• Koordination und Erledigung der anfallenden Aufgaben zur Büroorganisation und Prozesseffizienz in enger Zusammenarbeit mit dem Team.
• Erstellung, Durchführung und Einhaltung von “best practices", um dem Team die bestmögliche Arbeitsumgebung zu ermöglichen.
• Erstellung von Bedarfslisten, Anpassung und Koordination der vorhandenen Räumlichkeiten (Schreibtisch-Arbeitsplatz, Konferenzraum etc.).
• Bestellmanagement für Mittagessen, Snacks, Getränke und Büromaterialien.
• Bearbeitung von Anfragen per Email, sowie Bearbeitung eingehender und ausgehender Post.
• Überwachung und Koordination des Sicherheitssystems (in Zusammenarbeit mit dem IT Team), Ausgabe von Besucherpässen etc.
• Koordination und Organisation interner und externer Meetings, Veranstaltungen und Events etc.).
• Planung und Durchführung von Reparatur- und Wartungsterminen aller Art.
• Aufbau und Pflege von Beziehung mit Partner- und Servicefirmen (z. Bsp. Vermieter, Handwerker, Reinigung, Lieferanten).
• Assistenz bei Reiseplanung, -buchung und -abrechnung.
• Arbeitssicherheit (z. Bsp. Brandschutz, Arbeitsmedizin in Zusammenarbeit mit dem HR Team).

Anforderungen:

• Du hast 2-4 Jahre Erfahrung als Office Manager hinter den Kulissen in einem dynamischen Unternehmen.
• Du triffst verantwortungsbewusst Entscheidungen, die zu verbesserter Qualität und Effizienz führen und formulierst selbstbewusst Lösungsansätze.
• Du hast gleichermaßen große Freude an kreativen, administrativen sowie organisatorischen Aufgaben.
• Du verfügst über eine Hands-On Mentalität und ein gutes Auge für Details und Ästhetik.
• Du hast ausgezeichnete Fähigkeiten im Zeitmanagement und kannst gut Prioritäten setzen.
• Du liebst Herausforderungen und gehst diese proaktiv und eigenständig an.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Stark ausgeprägte Arbeitsmoral und Sinn für Dringlichkeit, wenn es um zeitkritische Angelegenheiten geht.

Bonus:

• Erfahrung im Travel Management und entsprechenden Software Anbietern.
• Erfahrung mit Tools wie Oracle, Concur, Service Now.
• Erfahrung im Lösen von Software und Hardware Problemen.