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Office Assistant (m/f/d)

Wir, die Synthesis Deutschland GmbH in Hamburg, sind auf der Suche nach einem Office Assistant (m/w/d) für unser Team. Als deutsche Niederlassung der Synthesis-Gruppe seit 2012 und Teil der Keywords-Gruppe seit 2016 haben wir an etlichen Blockbuster-AAA-Titeln mitgewirkt, darunter Fallout 4, The Elder Scrolls V - Skyrim, The Witcher 3: Wild Hunt, Dishonored 1 & 2, Wolfenstein: The New Order, Wolfenstein: The New Colossus und Evolve.

Deine Aufgaben:

• Empfang & Begrüßung von Gästen, Sprechern und Lieferanten
• Ansprechpartner für Telefon- und E-Mail-Anfragen (Annahme, Weiterleitung, Beantwortung)
• Sicherstellung der zweckgebundenen Nutzbarkeit der Büroräume durch tägliche Gebäudekontrollen und aktive Feststellung erforderlicher Maßnahmen zur Büro-Organisation und zur Gebäudewartung;
• Kontrolle und regelmäßige Bestandsaufnahme der Lagervorräte sowie Erwerb und Nachbestellung bürorelevanter Artikel;
• Aktive Verwaltung aller Schlüssel zu sämtlichen Büro- und Gebäudetüren, einschließlich Zuordnung und Organisierung neuer Schlüssel bei Bedarf sowie Aufsetzen und Bearbeiten der Schlüsseldokumentation mit Mitarbeitern;
• Proaktive Koordination der Aufnahme von neuen Kolleg*innen;
• Assistenz für Studio Head und HR bei Ad-hoc-Aufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs;
• Unterstützung von Studio Head und HR durch aktive Verfolgung von Mitarbeiter-Wellbeing-Initiativen; regelmäßige Prüfung der Bürosituation zur Sicherstellung optimaler Arbeitsbedingungen für unser Team;
• Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben;
• Zusammenarbeit mit Studio Head, HR und regionalen Office Managern bei Projekten zu den Themen Engagement, CSR und D&I;
• Assistenz bei anderen Ad-hoc-Aufgaben und Besorgungen auf Anfrage

Requirements

• Abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. Bürokommunikation, Hotellerie oder vergleichbar) wünschenswert
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen
• Eigeninitiative, sowie eine strukturierte und kommunikative Arbeitsweise
• Freundliches, aufgeschlossenes Auftreten