This job might no longer be available.

Executive Assistant - CDD (F/H/NB)

Description du poste

Dans le cadre d’un CDD de remplacement congés maternité de 6 mois à partir de novembre 2021 (temps partiel possible), vous rejoignez la direction Legal du siège international d’Ubisoft. Il s’agit d’une équipe composée de plus de 70 personnes, répartie dans le monde au sein de divers pôles d’expertise. En tant qu’Executive Assistant de la Chief Legal Officer, vous assurez un rôle polyvalent tant sur des missions d’assistanat que sur des sujets de gestion/coordination de projet.

Vos missions sont les suivantes :

- Assistanat de direction :

• Gestion d’agenda complexe
• Gestion de la facturation et suivi budgétaire des dossiers de la CLO
• Centraliser les demandes de formations pour toutes l’équipe pour le plan annuel de formation

- Assurer l’accueil et la bonne intégration des nouveaux arrivant.e.s de la direction juridique :

• Gérer la gestion administration liée à toutes les intégrations (création des accès, commande du matériel informatique, etc)
• Être le point de contact privilégié pour répondre aux questions et mettre à jour le Welcome Booklet
• Organisation et animation de session de bienvenue

- Assurer le rôle d’« Happiness Officer » sur les sujets suivants :

• Organisation d’évènements (off-site, team building, team day, conferences, etc)
• Création d’autres moments d’échange, de partage et de convivialité (digitaux ou physiques selon l’évolution du contexte sanitaire) et gérer l’organisation qui en découle ;

- Gestion et coordination de projets :

• Gestion en binôme de l’« Ubi Legal Academy » : une académie faite par et pour les juristes afin de partager ses connaissances (réflexion sur de nouvelles formations, aide à la création de celles-ci, communication dédiée etc.)

Qualifications

Pour réussir dans ce poste, vous avez une première expérience réussie sur des missions similaires d’assistanat de direction et/ou d’office management et de gestion/coordination de projet dans l’idéal dans un contexte international.

Si vous souhaitez nous rejoindre pour relever ce challenge et que vous vous reconnaissez sur les affirmations suivantes, alors n'hésitez plus !

• Multitâche, vous êtes habitué.e à gérer des sujets très variées, qu’ils soient administratifs, de coordination ou du management de projet ;
• Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles et d’adaptation ;
• On vous connait pour votre rigueur, votre sens de l’organisation hors norme ainsi que votre autonomie ;
• D’un tempérament débrouillard, pour vous il n’y a pas de problème, que des solutions ;
• Le sens du service et de la confidentialité sont vos maîtres-mots ;
• Vous êtes à l’aise en anglais tant à l’écrit (toute la documentation est en anglais) qu’à l’oral, l’utilisation sera quotidienne ;
• Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint et Teams) et votre orthographe est irréprochable ;

Informations supplémentaires

Vous souhaitez être de la partie, alors n’attendez plus. Transmettez-nous votre candidature afin de nous rejoindre sur ce poste en CDD à pourvoir (temps partiel possible) en novembre 2021 pour 6 mois au sein de notre siège international, basé à Saint-Mandé (accessible en métro Ligne 1 et 9/Tram T3a et T3b/RER A).

Ubisoft au quotidien, c’est allier les bons côtés de l’esprit start-up avec les moyens et avantages d’un grand groupe, dont voici un premier aperçu :

• Intéressement & Participation,
• Un service Workplace qui rend votre quotidien le meilleur possible : petit déj tous les lundis, mise à disposition d’espaces de détente, d’espaces de jeux avec des consoles, de boissons chaudes et fruits frais gratuits,
• Billetterie & Bons plans : réductions sur des abonnements culturels, cinéma,
• Jeux & Co : accès illimité à notre catalogue de jeux sur PC via Uplay, 4 jeux consoles Ubisoft gratuits par an, goodyshop, ludothèque,
• Sport & Clubs : réduction sur des abonnements sportifs + accès aux clubs Ubi (loisir, sport et musique),
• Et bien d’autres avantages à venir découvrir.

Et maintenant vous vous dites quelle est la suite? Si le job vous intéresse et que vous pensez correspondre au profil recherché, il vous suffit de transmettre votre candidature via SmartRecruiters (CV sous format PDF de préférence). Nous reviendrons vers vous sous 3 semaines et si votre profil correspond afin de proposer un premier point téléphonique de 30 minutes, qui pourra être suivi de plusieurs entretiens.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes.

Le poste est rattaché au Siège International.

Description de l'entreprise

Les équipes d’Ubisoft comptent 20 000 personnes réparties sur plus de 40 sites à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir.

Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.