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Coordonnateur·trice Administratif·ve / Administrative Coordinator

// ENGLISH VERSION WILL FOLLOW ...//

Coordonnateur·trice Administratif·ve

Relève de : Responsable des Communications et de l’Engagement

Permanent - Temps plein

Votre opportunité :

Êtes-vous la personne vers laquelle tout le monde se tourne pour obtenir des conseils ou des idées pour le cadeau parfait ? La résolution de problèmes et des feuilles de calcul impeccables sont pour vous une source de bonheur? Vous avez le talent de faire en sorte que chaque personne se sente la bienvenue?

En tant Coordonnateur·trice administratif·ve au sein de notre équipe des communications, vous serez le coeur de notre studio et la personne de référence pour notre équipe grandissante de personnes vraiment géniales. Vous fournirez également un soutien administratif précieux pour assurer le bon fonctionnement de notre Studio.

Ce que vous ferez - Administration :

• Accueillir les invités et les employés·e·s à notre studio du centre-ville ; répondre aux appels téléphoniques et les diriger;
• Traiter les demandes administratives de notre chef de studio;
• Planifier et réserver les voyages;
• Préparer les rapports prévus et maintenir les listes de contacts;
• Concilier et soumettre les bons de commande, les notes de frais, les factures de cartes de crédit et gérer la petite caisse du Studio;
• Effectuer les commandes de nourriture et boissons et gérer l’inventaire;
• Répondre ou diriger les courriels envoyés à la boîte de réception générale du Studio ou par les messages directs des médias sociaux;
• Traduire les documents internes si nécessaire.

Ce que vous ferez – Bien-être des employé·e·s :

• Agir comme point de contact pour les nouveaux employé·e·s;
• Envoyer des cadeaux et des cartes-cadeaux aux employé·e·s pour les anniversaires et les occasions spéciales;
• Publier des messages du studio sur les médias internes tels que les courriels, Slack et les télévisions en circuit fermé;
• Coordonner et publier une infolettre interne hebdomadaire;
• Soutenir la planification et l'organisation d'événements internes;
• Si vous avez des idées pour que notre équipe se sente appréciée nous voulons les entendre!

Ce que nous recherchons :

• De la gentillesse et le désir d'aider;
• Un minimum de 2 ans d'expérience dans un poste administratif;
• Bilingue (compétences impeccables en français et en anglais);
• De solides compétences en matière de rédaction et de traduction;
• Grande organisation et souci du détail;
• Capacité à prioriser les tâches;
• Capacité d'agir avec intégrité tout en traitant des informations confidentielles;
• Excellentes compétences informatiques, en particulier Excel, PowerPoint et Word.

Vos talents :

• Autonomie, débrouillardise;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
• Capacité à anticiper les besoins;
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de directives;
• Grande capacité d'adaptation aux changements;
• Débrouillardise et proactivité.

Motivations & Intérêts :

• De la passion et de l’ambition pour les jeux vidéo sont essentielles!

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// ENGLISH VERSION //

Administrative Coordinator

Reports to: Communication and Engagement Manager

Permanent - Full-time

Your opportunity :

Are you the one all your friends come to for advice or ideas for the perfect gift? Do you get a rush from problem-solving and impeccable spreadsheets? Are you known for making everyone feel welcome?

As our Administrative Coordinator within our Communications team, you will be the heart of our Studio and the point-person for our growing team of seriously awesome people. You will also provide precious administrative support to ensure our Studio operations run smoothly.

What you’ll do – Administration :

• Welcome guests and employees at our downtown Studio; answer and direct phone calls;
• Handle administrative requests from our Head of Studio;
• Plan and book travel arrangements;
• Prepare scheduled reports and maintain contact lists;
• Submit and reconcile POs, expense reports, credit card invoices, and manage the Studio’s petty cash;
• Answer or transfer emails sent to the Studio’s general inbox or by social media direct messages;
• Order food and drinks and track inventory;
• Translate internal documents when required.

What you’ll do – Employee Well-being :

• Act as point of contact for new employees;
• Send gifts and gift cards to employees for birthdays and special occasion;
• Publish corporate messages on internal media such as email, Slack, and closed-circuit televisions;
• Coordinate and publish a weekly internal newsletter;
• Support the planning and organization of internal event;
• If you have ideas to make our team feel special, we’ll want to hear them!

What we are looking for :

• Kindness and a desire to help;
• A minimum of 2 years of experience in an administrative position;
• Bilingual (impeccable French and English skills);
• Strong writing and translation skills;
• Highly organized;
• Detail-oriented and the ability to prioritize tasks;
• Ability to act with integrity while handling confidential information;
• Excellent computer skills, specifically Excel, PowerPoint and Word.

Your talent:

• Excellent interpersonal and communication skills;
• Ability to multi-task;
• Ability to anticipate future needs;
• Ability to work independently with minimal direction;
• Great ability to adapt to changes;
• Resourceful and proactive.

Motivation & Interests:

• Ambition and passion for video games are essential!