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Coordonnateur des bureaux

Phoenix Labs est à la recherche d’un coordonnateur des bureaux pour soutenir notre studio à Montréal! Ses responsabilités sont de fournir un soutien administratif ainsi que de gérer le studio, mais ce rôle prendra part à un éventail plus large de tâches et de responsabilités qui contribueront de façon centrale au bon déroulement des opérations du studio. Le candidat retenu aura temporairement la responsabilité d’accueillir les visiteurs, recevoir les appels et les paquets, et répondre aux questions générales de manière positive et professionnelle. Le candidat devra posséder d’excellentes aptitudes de communication, un grand sens de l’organisation et le souci du détail, et devra être enthousiaste à l’idée de relever de nouveaux défis et de s’adapter à des tâches changeantes. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein.

Fonctions :

• Coordonner les requêtes des installations avec les responsables du bâtiment (rénovations, cartes d'accès, réparations, etc.).
• Gérer les installation avec un haut degré d'organisation et de netteté (studio, salles de réunion, etc.); gérer efficacement de multiples emplois du temps, dates butoirs, projets et priorités.
• Participer à l’organisation de réunions, conférences et exercices de renforcement d’équipe, à la réservation de services de traiteur et à la logistique des événements sur place et à l’extérieur.
• Gérer l'inventaire et le réapprovisionnement des fournitures de bureau, appareils et ustensiles de cuisine, cadeaux promotionnels, etc.
• Participer au processus de coordination du recrutement (accueillir les candidats, préparer des entrevues, s’occuper des accords de non-divulgation, etc.).
• Journée d’accueil des nouveaux employés (mise en place du bureau, intégration logistique, etc.).
• Superviser les opérations courantes et résoudre tous les problèmes opérationnels du studio.
• Collaborer avec les parties prenantes internes pour développer, maintenir et rehausser une continuité commerciale et des plans et programmes de préparation aux urgences et catastrophes.
• Qualifier et sélectionner les fournisseurs, et gérer la relation avec les fournisseurs actuels afin d'assurer une rentabilité et une efficacité opérationnelle optimales. S'assurer que le travail respecte les exigences de qualité et reste compris dans le budget.
• Coordination des voyages.
• Gestion de la réception; saluer et accueillir les employés et les visiteurs, répondre aux appels, recevoir les paquets et le courrier ( Responsabilité temporaire ).
• Autres tâches ou projets, selon les besoins.

Exigences :

• Expérience en gestion de projets concernant plusieurs services, parties prenantes et équipes interdisciplinaires.
• Entre 1 et 3 ans d’expérience de bureau ou en commerce de détail à un poste similaire.
• Grande capacité de résolution proactive des problèmes.
• Bon jugement et esprit d’analyse.
• Expérience de travail avec des informations et des documents confidentiels.
• Capacité à travailler avec rigueur et gérer des priorités simultanées.
• Personnalité enthousiaste et positive, avec une excellente éthique de travail.
• Fortes compétences avec la série de logiciels Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint) ou Google Apps (Documents/Feuilles de calcul), ainsi qu'avec Gmail.
• Excellente attention aux détails et maintien à jour des dossiers.
• Expérience dans la gestion d'installations, la coordination de voyages et l'organisation d'événements.
• Capacité à réaliser son travail de façon performante dans un environnement avec des volumes de travail élevés et un rythme de travail soutenu.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication (orale et écrite).
• Bilingue (français et anglais).
• Passion pour l'industrie créative et les jeux vidéo.