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Coordonnateur/trice de la planification/Planning Coordinator

Présentation de la société

Keywords est un fournisseur international de services techniques pour l'industrie mondiale du jeu vidéo et possède 45 bureaux dans 20 pays répartis sur 4 continents. La société emploie plus de 5000 personnes, dans les périodes de pointe, travaillant dans plus de 50 langues. Chaque année, nous produisons plus de 80 000 créations artistiques, 21 millions de mots enregistrés, 250 millions de mots traduits, 2,5 millions d'heures de test et répondons à plus de 16 millions de requêtes d'assistance à la clientèle. À titre d'exemple, en 2017 nous avons travaillé avec 24 des 25 principales sociétés de jeux en matière de chiffre d'affaires.

Objectif du poste

Le coordonnateur de la planification est responsable du bon fonctionnement des outils de planification et de la collecte des données nécessaires pour assurer une répartition optimale des employés en temps voulu. Le titulaire de ce poste doit évaluer avec justesse les besoins en personnel de tous les projets et collaborer avec les équipes de production pour les informer de tout changement nécessaire, tout en dirigeant l'équipe de la planification pour satisfaire pleinement la production.

Responsabilités et tâches principales

• Gérer et faire évoluer toutes les stratégies axées sur les données relatives à la planification et à la prévision des projets et du personnel;
• Gérer, encadrer et motiver l'équipe, et s'assurer de l'atteinte des objectifs opérationnels;
• Interagir avec les équipes de production et forger des relations d'affaires solides en cernant leurs besoins, en gérant leurs attentes et en trouvant des solutions à leurs problèmes;
• Rédiger des rapports, produire des analyses et des recommandations, et effectuer des tâches administratives liées aux fonctions de dotation et de planification du personnel;
• Établir la planification d'un personnel suffisamment qualifié en fonction du travail demandé et des volumes de production prévus pour tous les clients, à court, moyen ou long terme;
• Créer des rapports hebdomadaires détaillant l'état actuel et futur des ressources disponibles, en signalant tout problème éventuel;
• Gérer la planification de projet pour repérer les augmentations et diminutions de la charge de travail et collaborer avec les services internes pour disposer d'un personnel et d'un espace de travail suffisants;
• Rechercher en permanence les possibilités de simplifier et d'améliorer les processus afin d'optimiser l'efficacité opérationnelle;
• Gérer l'évolution et les améliorations de l'outil de planification (Merinio) ainsi que la relation avec le développeur externe de l'outil;
• Soutenir d'autres studios et/ou services dans leur idée d'adopter éventuellement Merinio;
• Guider le développement continu de systèmes qui collecteront, combineront, corréleront et analyseront les informations sur les effectifs, les sièges et les équipements, et créeront des rapports, des prévisions et des simulations permettant de soutenir les décisions commerciales fondées sur des données;
• Assumer toute autre tâche pertinente requise par le superviseur.

Profil recherché

• Expérience en matière de gestion, d'accompagnement et de mentorat d'équipe;
• Expérience dans l'analyse des données et/ou l'amélioration des processus;
• Excellentes aptitudes à communiquer à l'oral et à l'écrit, en français comme en anglais, avec un sens de la diplomatie;
• Grande capacité à collaborer et à interagir de manière positive avec d'autres;
• Grand sens du travail d'équipe et de l'encadrement;
• Capacité à déterminer les priorités, à s'adapter rapidement et à accomplir de multiples tâches dans un environnement très dynamique;
• Compétences avancées en matière d'organisation et de résolution de problèmes;
• Traitement approprié des données confidentielles ;
• Capacité à travailler de façon autonome.

Compétences techniques

• Solide connaissance pratique de Microsoft Excel, Word et Outlook;
• L'expérience et la compréhension des bases de données et des requêtes constituent un atout;
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.

Requirements

Presentation of the Company

Keywords is an international technical service provider to the global Video Game Industry with 45 offices across 20 countries and 4 continents. The organization employs over 5,000 people at peak times working in over 50 languages. Each year, we produce over 80,000 art assets, 21 million words of audio, 250 million words translated, 2.5 million hours of testing and resolve 16 million customer support tickets. We work with 24 of the Top 25 games companies by revenue for 2017.

Objective of the Position

The Planning Coordinator is responsible for the proper functioning of scheduling tools and collection of necessary data to ensure optimal allocation of employees in a timely fashion. The holder of this position is required to assess the staffing requirements for all projects and collaborate with Production teams to inform them of any necessary changes, while leading the Planning team to reach full Production satisfaction.

Responsibilities and Main Tasks

• Manage and evolve all data-driven strategies relating to Scheduling and Forecasting of projects and staff;
• Manage, lead and motivate the team and ensure achievement of operational goals;
• Interact with Production teams and develop solid business relationships by identifying their needs, managing expectations and finding solutions;
• Performs Workforce Management reporting, analysis, recommendations, and administrative tasks related to staffing and scheduling functions;
• Manages scheduling of sufficiently skilled staff based on historical and anticipated volume across all clients short-term, medium-term and long-term;
• Compile weekly status reports detailing the active and forecasted states of available resource pools, flagging any concerns as necessary;
• Monitor project plans to identify ramp-ups/downs and work with internal departments to have sufficient staff and workspace;
• Continually seek opportunities to simplify and improve processes to optimize operational efficiency;
• Manage the scheduling tool (Merinio) evolution and improvements as well as the relationship with the external tool developer;
• Support other studios and/or service lines to explore the possibility to adopt Merinio;
• Guide the continued development of systems that will collect, combine, correlate, and analyze information about staffing, seating, and equipment, and will create reports, forecasts and simulations that will help to support data-driven business decisions;
• Carry out other tasks as requested by the supervisor.

Required Profile

• Experience in management, coaching and mentoring teams;
• Experience in data analysis and/or process improvements;
• Excellent verbal and written communication skills in French and English with a sense of diplomacy;
• Excellent collaboration and positive people interaction skills;
• Great sense of teamwork and leadership;
• Ability to prioritize, adapt quickly and accomplish multiple tasks in a high-paced environment;
• Advanced organizational and problem solving skills;
• Proper treatment of confidential data;
• Ability to work autonomously.
• Strong working knowledge of Microsoft Access, Excel, Word, and Outlook;
• Experience with / Understanding of databases and queries an asset;
• Ability to quickly learn new software.

Technical skills

• Strong working knowledge of Microsoft Access, Excel, Word, and Outlook;
• Experience with / Understanding of databases and queries an asset;
• Ability to quickly learn new software.

Benefits

Bénéfices

Nos employés sont notre ressource la plus précieuse ; de fait, nous nous efforçons de proposer une indemnisation compétitive à la mesure des compétences et de l'expérience apportées, des bénéfices conséquents, une satisfaction au travail élevée et un environnement de travail plaisant.

Keywords International se donne pour mission de suivre une politique strict d'égalité des chances. Nous nous efforçons ainsi de créer un environnement de travail offrant des opportunités identiques à l'ensemble de nos employés actuels et potentiels.

Pour des questions de lisibilité, le masculin est employé dans ce document mais il s'adresse aux candidats sans distinction de genre.

Benefits

Our employees are our most valuable resource; therefore we provide them with a competitive compensation package commensurate with skills and experience, excellent benefits, high level of job satisfaction and a casual and fun work environment.

Keywords International is dedicated to following a well-established Equal Opportunities Policy. We endeavour to create a workplace which provides for equal opportunities for all employees and potential employees.

The masculine form is used throughout the text for ease of reading, but refers to both men and women.