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Adjoint·e Administratif·ve / Administrative Assistant

// ENGLISH VERSION WILL FOLLOW //

PERMANENT – TEMPS PLEIN

ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE

RELÈVE DE : RESPONSABLE MAINTENANCE ET LOGISTIQUE

DESCRIPTION :

En tant qu’Adjoint·e Administratif·ve, vous effectuerez un large éventail de tâches administratives et fournirez un soutien au niveau exécutif. Vous êtes de nature très organisée et êtes en mesure d’aider vos collègues à s’organiser afin de respecter les délais prescrits. Vous êtes une personne ingénieuse et prenez plaisir à interagir avec les employé·es et les partenaires. Dans un environnement dynamique, vous êtes en mesure de comprendre les implications et d’utiliser votre bon jugement pour prendre des décisions de façon autonome.

Vous connaissez bien vos forces et vos faiblesses, vous avez un bon parlé, et êtes éloquent·e dans votre communication écrite (en français et en anglais).

Vous faites attention aux détails. Vous aimez résoudre des problèmes. Le multitâche est votre spécialité.

Vous savez définir vos propres priorités et aimez travailler de façon autonome aussi bien qu’à l’intérieur d’une équipe. Ayant beaucoup d'initiative, vous n’hésitez pas à prendre en charge des projets spéciaux ou à y participer.

RESPONSABILITÉS :

• Accueillir les invités et les employés·e·s à notre studio du centre-ville et fournir un soutien général aux employés / visiteurs / fournisseurs externes;
• Fournir un soutien au niveau exécutif, optimisation de temps, traiter les demandes administratives de notre Chef de Studio et cadres supérieurs;
• Aider à la préparation de rapports réguliers pour les départements Administratif, Finances, Ressources Humaines, Communications;
• Gérer les factures des fournisseurs, les codifier en vue du traitement comptable et préparer les demandes de paiement;
• Ouvrir, traiter et distribuer le courrier postal et électronique et coordonner la circulation des renseignements à l'interne;
• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels et les diriger;
• Traiter les demandes administratives de notre Office Manager;
• Traduire les documents internes si nécessaire;
• Agir comme point de contact pour les nouveaux employé·e·s;
• Envoyer des cadeaux et des cartes-cadeaux aux employé·e·s pour les anniversaires et les occasions spéciales;
• Soutenir la planification et l'organisation d'événements internes;
• Effectuer de la manutention occasionnelle (charge moyennement lourde);
• Maintenir la propreté des salles de réunion et préparer les salles lors d'événement spéciaux;
• Effectuer l'entretien quotidien des machines à café;
• Réserver les taxis, coursiers, service de messagers, gestion d'envois, etc;
• Gestion des concours et tirages internes;
• Gestion des passes BIXI et Carte Opus;
• Coordonner la logistique des voyages, réservations d’Hotels, etc;
• Concilier les notes de frais, les factures et la consolidation des cartes de crédit corporatives;
• Relocalisation des employés outre-mer : obtenir les soumissions pour déménagement, réservation de billet d'avion et d'hôtel pour la famille, panier d'accueil, etc.

EXPÉRIENCES & QUALIFICATIONS :

• Environ 3 à 5 années d’expérience dans un rôle similaire;
• Formation pertinente en secrétariat ou autre domaine connexe;
• Connaissance du milieu des jeux vidéo et/ou des industries créatives est un atout.

HABILETÉS TECHNIQUES :

• Aisance avec les outils informatiques et bonne connaissance de la Suite MS Office, en particulier Excel, Word et Powerpoint;
• Excellentes capacités de rédaction et de communication en français et en anglais.

QUALITÉS INTERPERSONNELLES :

• Capacité à exécuter plusieurs tâches de natures diverses simultanément;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers;
• Rapidité d’exécution et efficacité;
• Sens de l’organisation;
• Un bon sens des priorités et un esprit orienté vers les solutions;
• Débrouillardise et adaptabilité;
• Attitude positive et curiosité;
• Esprit d’équipe;
• Souci de la qualité et du service à la clientèle;
• Initiative et grande autonomie;
• Grande discrétion et éthique professionnelle exemplaire;
• Aptitude à travailler dans un environnement changeant;
• Grande discrétion et éthique professionnelle exemplaire.

MOTIVATION & INTÉRÊTS :

• De l’ambition et de la passion pour les jeux vidéo sont essentielles !

// ENGLISH VERSION //

PERMANENT – FULL-TIME

ADMINISTRATIVE ASSISTANT

REPORTS TO: OFFICE MANAGER

ABOUT THE ROLE:

As an Administrative Assistant, you will perform a wide range of administrative duties and provide executive level support. You are highly organized by nature and are able to help your colleagues organize themselves to meet deadlines. You are resourceful and enjoy interacting with employees and partners. In a dynamic environment, you are able to understand the implications and use your good judgment to make decisions independently.

You know your strengths and weaknesses, are well spoken, and are eloquent in your written communication (in French and English).

You pay attention to detail. You like to solve problems. Multitasking is your specialty.

You are able to set your own priorities and enjoy working independently as well as in a team environment. You have a lot of initiative and do not hesitate to take on or participate in special projects.

RESPONSIBILITIES:

• Greet guests and employees at our downtown studio and provide general support to employees/visitors/external vendors;
• Provide executive level support, time optimization, handle administrative requests from our Studio Manager and senior staff;
• Assist in the preparation of regular reports for the Administrative, Finance, Human Resources, Communications departments;
• Manage supplier invoices, code them for accounting processing and prepare payment requests;
• Open, process and distribute postal and electronic mail and coordinate internal information flow;
• Answer, screen and direct telephone calls;
• Handle administrative requests from our Office Manager;
• Translate internal documents as needed;
• Act as a point of contact for new employees;
• Send gifts and gift cards to employees for birthdays and special occasions;
• Support the planning and organization of internal events;
• Perform occasional material handling (medium heavy load);
• Maintain the cleanliness of meeting rooms and prepare rooms for special events;
• Maintain the daily maintenance of the coffee machines;
• Book cabs, couriers, messenger services, manage shipments, etc;
• Management of contests and internal draws;
• Management of BIXI and Opus Card passes;
• Coordinate travel logistics, hotel reservations, etc;
• Reconcile expense reports, invoices and corporate credit card consolidation;
• Relocation of employees overseas: obtain quotes for moving, airfare and hotel reservations for family, welcome basket, etc.

EXPERIENCES & QUALIFICATIONS:

• Approximately 3 to 5 years experience in a similar role;
• Relevant education in secretarial or other related field;
• Knowledge of the video game industry and/or creative industries is an asset.

TECHNICAL SKILLS:

• Proficiency with computer tools and good knowledge of the MS Office Suite, especially Excel, Word and Powerpoint;
• Excellent writing and communication skills in French and English.

INTERPERSONAL QUALITIES:

• Ability to perform multiple tasks of various nature simultaneously;
• Ability to work under pressure and meet deadlines;
• Speed of execution and efficiency;
• Organizational skills;
• A good sense of priorities and a solution-oriented mind;
• Resourcefulness and adaptability;
• Positive attitude and curiosity;
• Team player;
• Concern for quality and customer service;
• Initiative and great autonomy;
• High discretion and exemplary work ethic;
• Ability to work in a changing environment;
• High discretion and exemplary work ethic.

MOTIVATION & INTERESTS:

• Ambition and passion for video games are essential!