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Technicien(ne) en ressources humaines / Human Resources Technician

*Remplacement de congé de maternité / Materny leave Coverage

Objectif du Poste

Le technicien en ressources humaines sera appelé à effectuer la saisie d’un grand nombre de données et fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe de ressources humaines. Il pourra également s’occuper des questions, des problèmes et de la communication relatifs aux RH avec les employés, la direction et les contacts externes. Les responsabilités principales sont sujettes à changement pendant les périodes d’absence ou de variation du flux de travail.

Responsabilités et Activités Principales

• S’occuper de toutes les fonctions administratives relatives aux activités des RH au sein des bureaux de KWS Montréal ;
• Tenir la réception du service RH (accueillir les employés, répondre au téléphone, rediriger les appels, gérer les demandes de helpdesk générale) ;
• Agir comme intermédiaire entre les employés et leurs conseillers respectifs en reléguant les demandes vers la bonne ressource ;
• Créer les profils des employés sur les différents systèmes RH et mettre à jour toutes les informations contenues dans les systèmes RH et de paie de KWS Montréal, tels que les dossiers d’employés (y compris les informations personnelles et l’historique des postes/salaires) pour le nouveau personnel et le personnel déjà en place. Transfert des dossiers vers d’autres systèmes en cas de besoin ;
• Rédiger divers documents et lettres de références pour les employés ;
• Assister les conseillers RH lors de l’arrivée des nouveaux employés, y compris la documentation et l’accueil ;
• Assister les conseillers RH dans la préparation les trousses d’accueil pour les nouveaux employés ;
• Assister l’équipe RH pour le recrutement interne et externe au besoin;
• Gérer les départs des employés en communiquant l’information nécessaire aux parties concernées ;
• Autres fonctions administratives en fonction des besoins, tel que le classement ;
• En fonction des besoins, apporter son soutien aux initiatives d’envergure, aux objectifs principaux et au travail par projet, en particulier pendant l’absence d’un membre d’équipe RH .

Qualifications et scolarité exigées

• Avoir un minimum d’une année complétée dans un baccalauréat en relations industrielles/ressources humaines, ou administration, profil ressources humaines, ou dans une discipline connexe ou toute autre combinaison étude et d'expérience jugée pertinente ;
• Expérience dans un service de Ressources humaines, un atout ;

• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de saisie des données ;
• Fortes compétences en communication verbale et écrite, avec la capacité de développer et de maintenir de bonnes relations de travail avec tous les niveaux de la direction, les employés, les contacts externes et les collègues ;
• Une grande discrétion est essentielle; le candidat devra s’occuper d’informations confidentielles et délicates avec tact et diplomatie ;
• Bonne compréhension de la notion de confidentialité et de protection des renseignements personnels ;
• Expérience dans l’accomplissement de tâches simultanées dans un environnement chargé, avec une capacité d’adaptation aux flux des priorités et les compétences requises pour travailler efficacement et résolument sous pression ;
• Avoir le souci d’offrir un service à la clientèle efficace ;
• Connaissances en informatique, en particulier la suite MS Office ;
• Bilinguisme essentiel (français/anglais).

Requirements

Job Purpose

The Human Resources Technician will be required to enter a large amount of data and provide administrative support to other members of the Human Resources team. He will also be able to deal with HR issues, problems and communication with employees, management employees and external contacts. These responsibilities are subject to change during periods of absence of colleagues or change in workflow.

Key Responsabilities

• Responsible for all administrative functions related to HR activities within KWS Montreal offices;
• Hold HR Reception (greet employees, answer the phone, redirect calls, manage the general helpdesk inquires);
• Act as an intermediary between employees and their respective advisors by relegating requests to the right resource;
• Create employee profiles on the various HR systems and update all information contained in KWS Montreal HR and payroll systems, such as employee files (including personal information and job history / salaries) for new staff and staff already in place. Transfer of files to other systems when needed;
• Write various documents and letters of reference for employees;
• Assist HR advisors when new employees arrive, including documentation and hospitality;
• Assist HR advisors in preparing onboarding packages for new employees;
• Assist HR team for internal and external recruitment;
• Manage employee departures by providing the necessary information to the parties involved;
• Other administrative functions as needed, such as filing;
• As needed, support large-scale initiatives, key objectives and project-based work, particularly during the absence of another HR team member;
• Help with the recruitment when needed.

Qualifications, Skills and Knowledge

Essentials:

• Have a minimum of one year completed in a Bachelor's degree in Industrial Relations / Human Resources, or Administration (Human Resources Profile), or a related discipline or other combination of study and experience deemed relevant;
• Experience in a Human Resources department as well in recruitment is an asset;
• Excellent administrative, organizational and data entry skills;
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to develop and maintain good working relationships with all levels of management, employees, external contacts and colleagues;
• Great discretion is essential; the candidate will have to deal with sensitive information with tact and professionalism;
• Good understanding of privacy and the protection of personal information;
• Experience in performing tasks simultaneously in a busy environment, with ability to adapt to the flow of priorities
• Ability to work effectively and consistently under pressure;
• Have the desire to offer an effective customer service;
• Computer skills, especially the MS Office suite;
• Bilingualism (French / English) is essential.

Benefits

Nos employés sont notre ressource la plus précieuse ; de fait, nous nous efforçons de proposer une indemnisation compétitive à la mesure des compétences et de l'expérience apportées, des bénéfices conséquents, une satisfaction au travail élevée et un environnement de travail plaisant.

Keywords International se donne pour mission de suivre une politique strict d'égalité des chances. Nous nous efforçons ainsi de créer un environnement de travail offrant des opportunités identiques à l'ensemble de nos employés actuels et potentiels.

Our employees are our most valuable resource; therefore we provide them with a competitive compensation package commensurate with skills and experience, excellent benefits, high level of job satisfaction and a casual and fun work environment.

Keywords International is dedicated to following a well-established Equal Opportunities Policy. We endeavour to create a workplace which provides for equal opportunities for all employees and potential employees.

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