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Technicien en ressources humaines/ Human Resources Technician

Keywords est un fournisseur international de services techniques pour l'industrie mondiale du jeu vidéo avec 27 bureaux répartis dans 16 pays et 3 continents. L'organisation emploie plus de 3 000 personnes en période de pointe, travaillant dans plus de 50 langues. Chaque année, nous produisons plus de 40 000 actifs artistiques, 12 millions de mots audio, 155 millions de mots traduits, 1,5 million d'heures de test et résolvons plus de 7 millions de billets de soutien à la clientèle. Nous travaillons avec 22 des 25 meilleures sociétés de jeux en termes de chiffre d'affaires pour 2016.

KWS Montréal est un studio phare au sein du groupe Keywords, un fournisseur international de services dans l’industrie du jeu vidéo. Notre studio comprend une partie des enseignes majeurs dans le domaine des services pour l’industrie du jeu vidéo, tels que KWS Montréal, Alchemic-Dream, et Keywords International. Nous travaillons sur un large panel de jeux vidéo sur toutes les plateformes connues, et nous sommes en partenariat avec des éditeurs et développeurs de jeux vidéo des plus passionnants, comprenant Warner Bros, EA, Square Enix, et bien plus !

Objectif du Poste

Le technicien en ressources humaines sera appelé à effectuer la saisie d’un grand nombre de données et fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe de ressources humaines. Il pourra également s’occuper des questions, des problèmes et de la communication relatifs aux RH avec les employés, la direction et les contacts externes. Les responsabilités principales sont sujettes à changement pendant les périodes d’absence ou de variation du flux de travail.

Responsabilités et Activités Principales

• S’occuper de toutes les fonctions administratives relatives aux activités des RH au sein des bureaux de KWS Montréal ;
• Tenir la réception du service RH (accueillir les employés, répondre au téléphone, rediriger les appels, gérer les demandes de helpdesk générale) ;
• Agir comme intermédiaire entre les employés et leurs conseillers respectifs en reléguant les demandes vers la bonne ressource ;
• Créer les profils des employés sur les différents systèmes RH et mettre à jour toutes les informations contenues dans les systèmes RH et de paie de KWS Montréal, tels que les dossiers d’employés (y compris les informations personnelles et l’historique des postes/salaires) pour le nouveau personnel et le personnel déjà en place. Transfert des dossiers vers d’autres systèmes en cas de besoin ;
• Rédiger divers documents et lettres de références pour les employés ;
• Assister les conseillers RH lors de l’arrivée des nouveaux employés, y compris la documentation et l’accueil ;
• Assister les conseillers RH dans la préparation les trousses d’accueil pour les nouveaux employés ;
• Assister l’équipe RH pour le recrutement interne et externe au besoin;
• Gérer les départs des employés en communiquant l’information nécessaire aux parties concernées ;
• Traduire divers documents en fonction des besoins ;
• Autres fonctions administratives en fonction des besoins, tel que le classement ;
• Se déplacer hebdomadairement entre les bureaux de Keywords afin d’assurer le support aux divers conseillers ;
• En fonction des besoins, apporter son soutien aux initiatives d’envergure, aux objectifs principaux et au travail par projet, en particulier pendant l’absence d’un membre d’équipe RH .

Toute autre fonction en lien avec le poste et tout changement aux fonctions peuvent être requis sans toutefois modifier la nature générale des fonctions décrites ci-dessus.

Qualifications et scolarité exigées

Essentielles:

• Avoir un minimum d’une année complétée dans un baccalauréat en relations industrielles/ressources humaines, ou administration, profil ressources humaines, ou dans une discipline connexe ou toute autre combinaison étude et d'expérience jugée pertinente ;
• Expérience dans un service de Ressources humaines, un atout ;

• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de saisie des données ;
• Fortes compétences en communication verbale et écrite, avec la capacité de développer et de maintenir de bonnes relations de travail avec tous les niveaux de la direction, les employés, les contacts externes et les collègues ;
• Une grande discrétion est essentielle; le candidat devra s’occuper d’informations confidentielles et délicates avec tact et diplomatie ;
• Bonne compréhension de la notion de confidentialité et de protection des renseignements personnels ;
• Expérience dans l’accomplissement de tâches simultanées dans un environnement chargé, avec une capacité d’adaptation aux flux des priorités et les compétences requises pour travailler efficacement et résolument sous pression ;
• Capacité de travail en équipe ;
• Bonne gestion du stress ;
• Avoir le souci d’offrir un service à la clientèle efficace ;
• Connaissances en informatique, en particulier la suite MS Office ;
• Bilinguisme essentiel (français/anglais).

Requirements

Keywords is an international technical services provider for the global video game industry with 27 offices in 16 countries and 3 continents. The organization employs more than 3,000 people at peak times, working in more than 50 languages. Each year, we produce more than 40,000 artistic assets, 12 million audio words, 155 million words translated, 1.5 million test hours and more than 7 million customer support tickets. We work with 22 of the top 25 gaming companies in terms of revenue for 2016.

KWS Montreal is an important studio within the Keywords group, an international service provider in the video game industry. Our studio includes some of the major brands in the field of services for the video game industry, such as KWS Montreal, Alchemic-Dream, and Keywords International. We work on a wide range of video games on all known platforms, and partner with some of the most exciting video game publishers and developers, including Warner Bros., EA, Square Enix, and more!

Job Purpose

The Human Resources Technician will be required to enter a large amount of data and provide administrative support to other members of the Human Resources team. He will also be able to deal with HR issues, problems and communication with employees, management employees and external contacts. These responsibilities are subject to change during periods of absence of colleagues or change in workflow.

Key Responsabilities

• Responsible for all administrative functions related to HR activities within KWS Montreal offices;
• Hold HR Reception (greet employees, answer the phone, redirect calls, manage the general helpdesk inquires);
• Act as an intermediary between employees and their respective advisors by relegating requests to the right resource;
• Create employee profiles on the various HR systems and update all information contained in KWS Montreal HR and payroll systems, such as employee files (including personal information and job history / salaries) for new staff and staff already in place. Transfer of files to other systems when needed;
• Write various documents and letters of reference for employees;
• Assist HR advisors when new employees arrive, including documentation and hospitality;
• Assist HR advisors in preparing onboarding packages for new employees;
• Assist HR team for internal and external recruitment;
• Manage employee departures by providing the necessary information to the parties involved;
• Translate various documents as needed;
• Other administrative functions as needed, such as filing;
• Travel weekly between Keywords' offices (within Montreal) to provide support to various advisors;
• As needed, support large-scale initiatives, key objectives and project-based work, particularly during the absence of another HR team member;
• Help with the recruitment when needed.

Any other duties related to the position and any changes to duties may be required without altering the general nature of the duties described above.

Qualifications, Skills and Knowledge

Essentials:

• Have a minimum of one year completed in a Bachelor's degree in Industrial Relations / Human Resources, or Administration (Human Resources Profile), or a related discipline or other combination of study and experience deemed relevant;
• Experience in a Human Resources department as well in recruitment is an asset;
• Excellent administrative, organizational and data entry skills;
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to develop and maintain good working relationships with all levels of management, employees, external contacts and colleagues;
• Great discretion is essential; the candidate will have to deal with sensitive information with tact and professionalism;
• Good understanding of privacy and the protection of personal information;
• Experience in performing tasks simultaneously in a busy environment, with ability to adapt to the flow of priorities
• Ability to work effectively and consistently under pressure;
• Team work ability;
• Good stress management;
• Have the desire to offer an effective customer service;
• Computer skills, especially the MS Office suite;
• Bilingualism (French / English) is essential.

Benefits

Nos employés sont notre ressource la plus précieuse ; de fait, nous nous efforçons de proposer une indemnisation compétitive à la mesure des compétences et de l'expérience apportées, des bénéfices conséquents, une satisfaction au travail élevée et un environnement de travail plaisant.

Keywords International se donne pour mission de suivre une politique strict d'égalité des chances. Nous nous efforçons ainsi de créer un environnement de travail offrant des opportunités identiques à l'ensemble de nos employés actuels et potentiels.

Pour des questions de lisibilité, le masculin est employé dans ce document mais il s'adresse aux candidats sans distinction de genre.

Our employees are our most valuable resource; therefore we provide them with a competitive compensation package commensurate with skills and experience, excellent benefits, high level of job satisfaction and a casual and fun work environment.

Keywords International is dedicated to following a well-established Equal Opportunities Policy. We endeavour to create a workplace which provides for equal opportunities for all employees and potential employees.

The masculine form is used throughout the text for ease of reading, but refers to both men and women.