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Senior Manager, Planning & Creative Operations | Gestionnaire Senior en planification et opérations créatives

You will be a key member of the team and the point of contact between different internal teams, and the marketing creative team. you will be the person who ensures the smooth distribution of information and work within the project teams, and you will work closely with the project managers and team leads to manage timings on projects.

You'll work with our project management team and the creative leads to translate our clients' briefings into a timeline for the right creatives and you'll ensure the projects stay on track. you'll own the planning system and will make sure it's always up to date.

You'll need to think outside the box and know how to puzzle with timings to always find a fitting solution within the project deadlines and busy schedules.

What you will do:

• Manage the department’s schedule and workflow, ensuring the maximum production capacity and efficiency, while planning and forecasting the department 's production capacity, identifying capacity shortfalls and find solutions.
• Take new Creative Requests from the various Brand management teams and working with Leads/ experts/ and PM to assess the best solution to meet client’s needs.
• Clarify requests with key stakeholders (as necessary). Co-ordinate required amends as necessary.
• Ensure that production planning is performed in relation to priorities, delivery dates and availability of resources (equipment and talents)
• Allocate work to team members, in collaboration with Team Leads, based on the best fit of skills and availability.
• Approve all production timelines and assist in the planning of all project plans alongside project leads and project management team.
• Monitor daily progress and take corrective actions as required to ensure priorities are met and to respond to urgent matters, in concert with the Project Management Team
• Manage any change requests, revaluation of project’s scope or any urgent or important changes that impact ongoing production.
• Perform necessary analysis to maximize production assets and resources over the short and medium term.
• First escalation point of contact for all production and resource issues, and ultimately responsible for prioritisation of work across the marketing creative team.
• Increase the fluency of teams in agility, being the guardian of its core processes, aligned with the Project Management Team and other Leads/ Directors.
• Manage decision-making risks with Project Managers and other department leaders.
• Manage and motivate the team of Project Managers in charge of delivering the creative projects.
• Mentor Project Manager by providing training and sharing their knowledge of production management, client relations, business development and any other matter that can help them develop their skills. Communicate any recurring training needs to the Production Director, Marketing Creative.

What we're looking for

• Must have previous project management experience and proven ability to meet time critical deadlines.
• Thorough understanding of Creative Content Production/delivery (mainly Static (2D/3D) and Video assets)
• Be confident when dealing with internal stakeholders.
• Must be detail-oriented, have strategic thinking to asset priorities.
• Excellent and sophisticated communicator, able to use the most effective approach dependent on the circumstances.
• Good relationship-building skills to forge genuine and trustful relations with team members and clients.
• Understand and use the online resource booking tool (Monday)
• Experience in advertising agency, managing national or international accounts, multiple clients with complex projects is a serious advantage.
• Interest in video games is a strong plus.
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint, project management software (JIRA, Monday, etc.)
• Solid knowledge and experience in agile methodologies
• 7 years or more of experience in traffic management, creative operations, creative production, project management or any other related field
• 3 years or more of experience in managing a team of experts.

Ce que vous ferez :

• Gérer le calendrier et le flux de travail du département, en veillant à une capacité de production maximale et à une efficacité optimale, tout en planifiant et en prévoyant la capacité de production du département, en identifiant les lacunes de capacité et en trouvant des solutions.
• Prendre en charge les nouvelles demandes créatives des différentes équipes de gestion de marque et travailler avec les responsables/experts et les chefs de projet pour évaluer la meilleure solution répondant aux besoins du client.
• Clarifier les demandes avec les parties prenantes clés (si nécessaire) et coordonner les modifications nécessaires.
• Veiller à ce que la planification de la production soit effectuée en fonction des priorités, des dates de livraison et de la disponibilité des ressources (équipements et talents).
• Répartir le travail entre les membres de l'équipe, en collaboration avec les responsables d'équipe, en fonction des compétences et de la disponibilité.
• Approuver tous les délais de production et aider à la planification de tous les plans de projet en collaboration avec les chefs de projet et l'équipe de gestion de projet.
• Suivre les progrès quotidiens et prendre les mesures correctives nécessaires pour garantir le respect des priorités et répondre aux questions urgentes, en collaboration avec l'équipe de gestion de projet.
• Gérer toutes les demandes de modification, la réévaluation de la portée du projet ou tout autre changement urgent ou important ayant un impact sur la production en cours.
• Effectuer les analyses nécessaires pour maximiser les ressources de production à court et moyen terme.
• Être le premier point de contact pour tous les problèmes de production et de ressources et être le premier responsable de la priorisation du travail au sein de l'équipe de création marketing.
• Renforcer la fluidité des équipes en matière d'agilité, en étant le garant de leurs processus fondamentaux, en accord avec l'équipe de gestion de projet et les autres responsables/directeurs.
• Gérer les risques de prise de décision avec les chefs de projet et les autres responsables de département.
• Gérer et motiver l'équipe de chefs de projet chargée de la réalisation des projets créatifs.
• Encadrer les chefs de projet en leur fournissant une formation et en partageant leurs connaissances en gestion de la production, relations avec les clients, développement commercial et toute autre question pouvant les aider à développer leurs compétences. Communiquer les besoins de formation récurrents au directeur de production, marketing créatif.

Ce que nous recherchons :

• Une expérience préalable en gestion de projet et une capacité avérée à respecter les délais critiques.
• Une compréhension approfondie de la production/livraison de contenu créatif (principalement des éléments statiques (2D/3D) et des vidéos).
• Être à l'aise dans les relations avec les parties prenantes internes.
• Être axé sur les détails et avoir une réflexion stratégique pour établir les priorités des ressources.
• Posséder une excellente capacité de communication ainsi qu’une approche sophistiquée, capable d'adopter l'angle le plus efficace selon les circonstances.
• Avoir de bonnes compétences en création de relations pour établir des relations de confiance authentiques avec les membres de l'équipe et les clients.
• Comprendre et utiliser l'outil de réservation de ressources en ligne (Monday).
• Une expérience en agence de publicité, en gestion de comptes nationaux ou internationaux, avec plusieurs clients et des projets complexes est un sérieux avantage.
• Un intérêt pour les jeux vidéo est un atout majeur.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, des logiciels de gestion de projet (JIRA, Monday, etc.).
• Solide connaissance et expérience des méthodologies agiles.
• 7 ans ou plus d'expérience en gestion du trafic, opérations créatives, production créative, gestion de projet ou tout autre domaine connexe.
• 3 ans ou plus d'expérience dans la gestion d'une équipe d'experts.

Vous serez un membre clé de l'équipe et le point de contact entre différentes équipes internes et l'équipe de création marketing. Vous serez la personne chargée de garantir la bonne distribution des informations et du travail au sein des équipes de projet, et vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet et les responsables d'équipe pour gérer les délais des projets.

Vous travaillerez avec notre équipe de gestion de projet et les responsables de la création pour traduire les briefs de nos clients en un calendrier adressé aux créatifs appropriés et vous vous assurerez que les projets restent sur la bonne voie. Vous serez responsable du système de planification et veillerez à ce qu'il soit toujours à jour.

Vous devrez penser de manière créative et savoir jongler avec les délais afin de toujours trouver une solution adaptée aux délais du projet et aux emplois du temps chargés de ses différents acteurs.