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Senior Administrative Assistant

2K is a leading publisher of some of today’s most popular games, and most well-known for critically acclaimed game franchises like NBA 2K, WWE 2K, BioShock, Borderlands, XCOM and the beloved Sid Meier’s Civilization.

2K’s Global Services division, headquartered in Montreal, provides essential services to our development teams – from Motion Capture to Outsourcing Contracts, from User Research to Technology Development – and everything in between!

As Global Services’ Senior Administrative Assistant, you’ll have your hands in just about every department across the division, and partner with various teams and Directors to make sure their goals are carried out seamlessly and efficiently. Have a borderline obsession with details? Good at prioritizing and seeing three steps ahead? Able to switch hats gracefully as new projects come your way? You’ll fit right in with us.

Qu’est-ce-qu’on recherche:

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) principal(e) exceptionnel(le) pour offrir un soutien quotidien au chef des Services globaux et, à l'occasion, aux directeurs de département des différentes divisions.

Tu devras interagir régulièrement avec notre équipe de direction, les chefs de studio internes et externes, et les partenaires commerciaux de l'industrie des jeux et du divertissement. Nous recherchons une personne accessible, confiante, proactive et soucieuse du détail qui va au-delà de l’immédiat et qui sait retranscrire la vision des dirigeants.

• Fournir un soutien complet au chef des services globaux et aux directeurs de département.
• Gérer et tenir à jour les calendriers et fixer les rendez-vous, en veillant à ce que toutes les parties soient informées et tenues au courant des changements du calendrier.
• Rencontrer et accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle et fournir un soutien/une assistance aux invités d'autres bureaux si nécessaire.
• Coordonner les préparatifs de voyage incluant les vols, le service de voiture et l'hébergement à l'hôtel ; travailler en étroite collaboration avec l'agence de voyage de l'entreprise pour assurer une réponse rapide et des itinéraires précis ; répondre rapidement aux demandes de voyage et faire des mises à jour.
• Remplir et traiter les notes de frais.
• S’assurer que les bureaux des dirigeants soient prêts à accueillir les invités et veiller à ce que tous les documents soient en ordre.
• Aménager les réunions en s’occupant de la préparation et distribution des ordres du jour et d'autres documents, de la coordination du service de nourriture/boissons et de tout soutien technique nécessaire.
• Assister à des réunions en fonction des besoins. Prendre des notes détaillées/procès-verbaux et les diffuser comme il se doit.
• Développer et maintenir de solides relations de travail avec l'équipe de direction de 2K, d'autres employés sur plusieurs sites et des partenaires commerciaux externes qui interagissent régulièrement avec les dirigeants de l'entreprise.
• Élaborer des présentations selon les besoins.
• Faire preuve de discrétion dans le traitement des demandes de rendez-vous, de réunions et d'appels téléphoniques.
• Répondre quotidiennement aux courriers et courriels internes et externes.
• Rédiger et envoyer la correspondance professionnelle et les courriels, en faisant preuve d'initiative personnelle et en fonction des besoins.
• Effectuer des recherches sur demande ; compiler des rapports.
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins.
• Faire preuve d'un haut niveau de professionnalisme dans le traitement de questions confidentielles et sensibles.

Tu pourrais être un bon fit si :

Le candidat retenu pour ce poste sera capable de travailler en autonomie et en équipe avec un minimum d'instructions. Il devra également faire preuve de confidentialité et avoir un œil de lynx lorsqu'il s'agit de dates, d'heures et de détails. Une capacité à repérer les failles dans les processus quotidiens contribuera à assurer ton succès à long terme.

• Trois à cinq ans d'expérience connexe, ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience.
• Une expérience professionnelle préalable en tant qu'administrateur senior de vice-président, est fortement souhaitée.
• Une expérience professionnelle préalable dans un environnement de production, tel que les jeux vidéo, les films ou les animations, est fortement souhaitée.
• Parfaite communication verbale et écrite ; extraverti, avec d'excellentes compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
• Capacité à préparer des présentations
• Autonome, capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de gérer les priorités et le flux de travail.
• Polyvalent, flexible et capable d’adapter ses priorités en faisant preuve d’enthousiasme.
• Capacité à travailler sur des projets complexes avec des directives générales et un encadrement minimal.
• Bon jugement, avec la capacité de prendre des décisions opportunes et judicieuses.
• Solides compétences en matière d'organisation et de résolution de problèmes.
• Capacité à communiquer efficacement avec des personnes de tous niveaux et de tous horizons.
• Capacité à communiquer professionnellement et efficacement en personne, au téléphone, par voie électronique ou par d'autres moyens avec des personnes et des groupes.