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Responsable Administratif de bureau - Office Manager

Job Description

Gameloft est à la recherche d’un responsable administratif de bureau (Office Manager) pour aider à la gestion quotidienne du bureau et au bon fonctionnement de celui-ci. Divers mandats lui seront confiés par la direction de Gameloft Montréal et il/elle travaillera en étroite collaboration avec les divers départements pour mener à bien ses mandats. C'est un nouveau poste, donc la personne embauchée aura pour mission de modeler le poste aux besoins du studio et selon les demandes, tout en y apportant ses connaissance et expertises. Très beau défi!

Principales Responsabilités

Organisation d’évènements:

• Gérer l’organisation d’évènements sociaux (interne et externe) et d’activités sociales pour le studio.
• Rechercher et réserver l’emplacement de l’activité, les services de traiteur et tout autre service nécessaire pour le bon déroulement de l’activité;
• Prendre en main le déroulement de l’activité (selon le besoin) et assurer un support sur tout autre besoin logistique requis (exemple: achats de cadeaux)
• Aider à l’organisation de divers team Building avec les diverses équipes et assurer un suivi du budget pour les activités;
• Prendre en charge la décoration du studio selon les diverses fêtes annuelles, les divers évènements, mais également la décoration permanente du bureau.

Gestion administrative du studio:

• Gérer les visiteurs au studio (Carte d’accès, registre de présences, etc.);
• Prendre en charge l’accueil des visiteurs étrangers (en provenance de d’autres studios), qui restent pour quelques jours et assurer le bon déroulement de leur séjour;
• En collaboration avec l’équipe du légal et des RH, rester informé et gérer le dossier d’obligations légales quant à la situation de pandémie (ou tout autre situation d’urgence) et s'assurer que le studio respecte les consignes de la santé publique et/ou de la CSST;
• Participer activement, avec l’équipe des RH, à la mise en place des consignes de préventions et de sécurité pour le studio et assurer un suivi (prévention CSST; Consignes d’évacuation; Secouristes; etc.);
• Participer à l'élaboration de matériel de communication et de formation pour les employés, concernant l'utilisation des bureaux et les pratiques de sécurité;
• En collaboration avec l’équipe de communication, participer activement aux communications internes et la mise à jour de notre site intranet;
• Gérer les appels téléphoniques; les télécopieurs et le courrier entrant pour le studio et assurer la remise de ses appels/documents au personnes appropriées;
• Gérer la réception et l’envoi de marchandises et de colis divers et assurer la remise de ceux-ci aux personnes appropriées;
• Assurer l’inventaire des fournitures de bureau et des diverses fournitures pour la cuisine, salles de réunions, salle de jeu et toute autre local qui requiert le renouvellement de fourniture;
• Lorsque demandé, prendre en main l’organisation de diverses réunions et réservation de salles;
• Assurer la propreté des lieux de travail et plus spécifiquement les salles de réunions (en collaboration avec l’équipe de ménage);
  • Agir en tant que personne-ressource et référence pour tous les problèmes généraux reliés à la maintenance du studio;
  • S’assurer de la qualité des services d’entretien ménager;
  • Résoudre les problèmes de maintenance/réparation mineurs;
• Aider divers départements administratifs, et plus particulièrement la direction de Gameloft Montréal, dans l’accomplissements de diverses tâches ou projets.
• Prendre en charge la décoration du studio selon les diverses fêtes annuelles, mais également la décoration permanente du bureau;
• Gérer le programme de reconnaissance de l'ancienneté et procéder à l'achat des cadeaux à offrir aux employés;
• Diverses autres tâches connexes au poste peuvent s’ajouter à la liste, selon les besoins et la vision stratégique pour le poste, considérant que c’est une nouvelle création de poste.

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Gameloft is looking for an Office Manager to help with the day-to-day management of the office and the smooth running of the office. The Office Manager will be assigned various mandates by Gameloft Montreal's management and will work closely with the various departments to carry out these mandates. This is a new position, so the person hired will have the mission to shape the position to the needs of the studio and according to the requests, while bringing his knowledge and expertise. Very nice challenge!

Main responsibilities

Event planning:

• Manage the organization of social events (internal and external) and social activities for the studio.
  • Research and book event location, catering services and any other services required for the smooth running of the event;
  • Take charge of the event (as needed) and provide support on any other logistical needs required (e.g., gift purchases)
• Assist in the organization of various team building activities with the various teams and ensure a follow-up of the budget for the activities;
• Take care of the decoration of the studio according to the various annual parties, the various events, but also the permanent decoration of the office.

Administrative management of the studio:

• Manage visitors to the studio (access card, attendance register, etc.);
• Take charge of the reception of foreign visitors (from other studios), who stay for a few days and ensure the smooth running of their stay;
• In collaboration with the legal and HR team, stay informed and manage the file of legal obligations regarding the pandemic situation (or any other emergency situation) and ensure that the studio respects the instructions of public health and / or the CSST;
• Actively participate, with the HR team, in the implementation of prevention and safety instructions for the studio and ensure a follow-up (CSST prevention; evacuation instructions; first aid; etc.);
• Participate in the development of communication and training material for employees regarding office use and safety practices;
• In collaboration with the communications team, actively participate in internal communications and the updating of our intranet site;
• Manage phone calls; faxes and incoming mail for the studio and ensure delivery of calls/documents to the appropriate people;
• Manage the receipt and shipment of various goods and packages and ensure their delivery to the appropriate people;
• Ensure the inventory of office supplies and various supplies for the kitchen, meeting rooms, game room and any other area that requires the renewal of supplies;
• When requested, take charge of the organization of various meetings and room reservations;
• Assist various administrative departments, and more specifically the management of Gameloft Montreal, in the accomplishment of various tasks or projects.
• Take charge of the decoration of the studio according to the various annual parties, but also the permanent decoration of the office;
• Manage the seniority recognition program and purchase gifts for employees;
• Various other duties related to the position may be added to the list, depending on the needs and strategic vision for the position, considering that this is a new position.

Qualifications

Compétences:

• Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Posséder d'excellentes aptitudes à la communication;
• Être très organisé, débrouillard et avoir le sens du détail;
• Motivé par les nouveaux défis;
• Savoir gérer plus d’un projet à la fois (multi-tâches);
• Doit faire preuve de rigueur, de proactivité et d’autonomie dans ses tâches quotidiennes;
• Doit être en mesure de déplacer des charges raisonnables, tel que des colis et du mobilier (à l’occasion) ;
• Connaître la suite Office (Excel, Power Point et Word)
• Doit être en mesure de s’exprimer en français et en anglais.

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Qualifications:

• Possess a minimum of 4 years' experience in a similar position;
• Excellent communication skills;
• Be highly organized, resourceful and detail oriented;
• Motivated by new challenges;
• Ability to manage more than one project at a time (multi-tasking);
• Must be rigorous, proactive and autonomous in his daily tasks;
• Must be able to move reasonable loads, such as packages and furniture (occasionally);
• Knowledge of the Office suite (Excel, Power Point and Word)
• Must be able to express themselves in French and English.

Additional Information

Voici pourquoi entrer dans l’univers Gameloft:

• Parce que vous voulez vivre une expérience exceptionnelle, au sein d'une entreprise en constante évolution !
• Parce que vous voulez travailler avec des collègues talentueux et pionniers dans l’industrie !
• Parce que l’idée d’ouvrir vos horizons à une culture internationale et au partage de connaissances avec des collègues à l’autre bout du monde vous enchante !
• Ou tout simplement parce que vous recherchez un endroit où il y fait bon travailler !

Nous offrons:

• Horaire flexible
• Dès votre embauche, 3 semaines de vacances et des congés mobiles
• Congé offert entre Noël et le jour de l'An pour bien débuter la nouvelle année
• Programme de REER collectif avec participation de l'employeur
• Programme d'assurances collectives avantageux
• Accès gratuit à une clinique médicale virtuelle 24h/24, 7 jours/7
• Programme d'aide aux employés et à leur famille immédiate
• Programme de remboursement partiel pour votre déplacement au bureau (transport en commun et/ou stationnement)
• Accompagnement lors de toute relocalisation pour les nouveaux collaborateurs en provenance de pays ou de régions hors Québec
• Programme de référencement avec bonus
• Activités et prix offerts régulièrement par le comité social

Mais aussi au studio :

• Local à vélos sécurisé et montant offert pour encourager le transport actif (période estivale)
• Collations offertes quotidiennement (fruits, café, etc.)
• 4@7 les mercredis
• Espaces de jeux
• Terrasse sur le toit
• Studio à proximité du parc Jarry et des nombreux attraits du Mile-Ex et de la Petite-Italie
• Activités physiques organisées à même le studio ou au parc Jarry (ex. : yoga)

Nous souhaitons vous connaître!

Soumettez votre candidature dès maintenant.

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Why Join the World of Gameloft?

• Because you want to be part of an exceptional experience within a company that is constantly growing!
• Because you want to work with talented people who are industry pioneers!
• Because you want to join a global company and meet great people around the world from all walks of life.
• Or, just because you’re looking for a great place to work!

What We Offer

• Flexible schedule
• 3 weeks’ vacation and mobile days off, available as of your start date
• Time off between Christmas and New Year’s Day to help you start the year off on the right foot
• Group RRSP program with employer contributions
• Great group insurance program
• Free 24/7 access to a virtual medical clinic
• The Employee and Family Assistance Program
• Partial reimbursement of your commuting costs (for public transit and/or parking)
• Support for new employees relocating from countries or regions outside Quebec
• Referral program with bonuses
• Regular activities and prizes courtesy of our Social Committee

And at the studio itself:

• Secure bike storage room and a subsidy to encourage active transportation (during the summer)
• Daily snacks (fruit, coffee, etc.)
• Wednesday happy hours
• A game room
• A rooftop terrace
• Studio located near Jarry Park and the charming Mile-Ex and Little Italy neighbourhoods
• Fitness classes at the studio itself or at Jarry Park (e.g., yoga)

We want to get to know you!

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Company Description

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Rejoignez le jeu!

Leader dans la création et l’édition de jeux, Gameloft® s’est positionné depuis 2000 comme l’une des entreprises les plus innovantes dans son domaine.

Gameloft crée des jeux pour toutes les plateformes numériques, dont deux sont classés dans le "Top 10 des jeux les plus téléchargés au monde" selon un rapport de data.ai.

Gameloft possède ses propres franchises comme Asphalt®, Dragon Mania Legends, Modern Combat et Dungeon Hunter, et travaille également en collaboration avec les plus grands ayants droit internationaux, dont LEGO®, Universal, llumination Entertainment, Hasbro®, Fox Digital Entertainment, Mattel®, Lamborghini® ou encore Ferrari®.

Gameloft distribue ses jeux dans plus de 100 pays et compte 3,600 collaborateurs à travers le monde.

Chaque mois, 58 millions d'utilisateurs uniques peuvent être atteints par les annonceurs avec Gameloft for brands, une offre B2B dédiée aux marques et agences.

Gameloft est une société du groupe Vivendi. Toutes les marques déposées mentionnées ci-dessus sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.

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Leader in the development and publishing of games, Gameloft® has established itself as one of the top innovators in its field since 2000.

Gameloft creates games for all digital platforms, two of which are featured in the “Top 10 iOS Games by All-Time Worldwide Downloads” from data.ai.

Gameloft operates its own established franchises such as Asphalt®, Dragon Mania Legends, Modern Combat and Dungeon Hunter and also partners with major rights holders including LEGO®, Universal, Illumination Entertainment, Hasbro®, Fox Digital Entertainment, Mattel®, Lamborghini® and Ferrari®.

Gameloft distributes its games in over 100 countries and employs 3,600 people worldwide.

Every month, 58 million unique users can be reached by advertisers in Gameloft games with Gameloft for brands, a leading B2B offering dedicated to brands and agencies.

Gameloft is a Vivendi company. All trademarks referenced above are owned by their respective trademark owners.