Project Coordinator Assistant – Efficiency & change – Alternance septembre 2022 (F/H/NB)

Description du poste

Au sein d'UPI (Ubisoft Production International), le département Brand & Portfolio Management (BPM) réunit une centaine de spécialistes combinant plusieurs expertises au service du pilotage de nos marques : études marketing, marketing stratégique, services créatifs, communication, data analytics & science et excellence opérationnelle.

Situé à Saint-Mandé, le stage se déroulera au sein de l’équipe nouvellement créée BPM Operations qui a pour mission d’engager BPM dans une transformation durable et de faciliter le travail quotidien des équipes par la coordination, des processus, l’organisation, des outils et l’excellence opérationnelle qui apportent un esprit de collaboration à l’ensemble du groupe.

Plus spécifiquement, vos principales missions seront les suivantes :

• Assister le PMO (Program Management Officer) dans l’animation de deux comités de pilotage opérationnel et stratégique, préparer l’agenda, réaliser le compte rendu et le suivi des actions et décisions prises. Préparer les supports présentés lors des instances (statut programme et des projets, feuille de route, tableau des risques et dépendances, etc.).
• Conception et création d’un espace SharePoint afin de faciliter la collaboration, le partage d’informations et le stockage de documents transversaux pour l’ensemble de l’équipe BPM. Former les futurs administrateurs et contributeurs de ces sites.
• Co-construire et alimenter des outils de suivi de la performance du programme de la transformation : création et mise à jour des organigrammes, feuilles de route de projets, tableau des KPI et risques.
• Réaliser une veille attentive aux méthodes et outils de project management innovants.

Qualifications

• Étudiant·e en formation supérieure en spécialité Stratégie & Organisation, Management, Gestion de projets ou équivalent, vous disposez d’une première expérience professionnelle réussie ;
• Vous démontrez un réel intérêt pour la transformation des organisations par le pilotage de projets innovants et collaboratifs ;
• Vous souhaitez travailler dans un environnement créatif et stimulant et mettre en avant votre potentiel au travers de missions responsabilisantes et challengeantes ;
• Vous avez l’habitude de travailler dans un environnement hybride et avec des outils de collaboration comme Teams, Miro, Monday, etc.
• Vous avez d’excellentes compétences en communication orale et écrite, et êtes à l’aise pour travailler en français comme en anglais ;
• La suite Office n’a plus de secrets pour vous (notamment PowerPoint & Excel) et la connaissance de SharePoint est un véritable plus.

Informations supplémentaires

Quels sont vos avantages en tant qu’UbiTrainee ?

• Rejoindre la 1ère entreprise du dernier classement Happy Trainees #Happy@Ubi
• Rémunération selon le niveau d’études.
• Carte Titres Restaurant Apetiz, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 jour de RTT/mois
• 4 jeux vidéo gratuits, réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels.

Boîte à questions Ubi :

Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ?

Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour ce poste ! Un CV personnalisé et bien détaillé pourra vous permettre à coup sûr de vous démarquer 😉

Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre intérêt pour le stage/l’alternance en particulier, plutôt qu’un long texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature sur notre site.

Comment se déroule le processus de recrutement chez Ubisoft ?

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique ou un entretien vidéo-différé afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies. Un entretien physique ou un visio via Teams par la suite avec avec votre futur·e tuteur·trice de stage. Il est également possible que vous ayez à passer un cas pratique pendant le processus de recrutement ou à échanger avec votre prochain·e n+2 et certain·es de vos collègues.

Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ?

Ubisoft compte dans ses rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.

Être un·e UbiTrainee (stagiaires ou alternant·es), qu’est-ce que c’est ?

Chez Ubisoft, après une période de formation, des missions responsabilisantes vous seront confiées et pourront évoluer tout au long de votre expérience parmi nous. Pas de stage photocopieuse mais de vrais défis à relever tous les jours !

Être en stage chez nous, c’est aussi profiter du meilleur des deux mondes : la vision, la stabilité, les opportunités et le catalogue de marques d’un grand groupe international, mais aussi la liberté, la créativité, l’esprit entrepreneurial et l’environnement de travail convivial d’une start-up.

Comment sont accompagné·es les Trainees durant leur expérience chez Ubi ?

Nos équipes RH sont chargées de vous accompagner tout au long de votre expérience. Cela passe par un suivi RH de proximité (réponses aux questions du quotidien, discussions sur les possibilités de rester chez Ubi après votre stage/alternance…) et l’animation continue de la communauté Trainees (Welcome Sessions, groupe Teams dédié, Trainees Week… et quelques autres surprises 😉).

Je suis en situation de handicap, comment postuler ?

Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets de handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme Smartrecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail ( Boost@Ubisoft.com ).

Description de l'entreprise

Les 21 000 collaborateur·trice·s d'Ubisoft, réparti·e·s sur plus de 40 sites à travers le monde, sont lié·e·s par une mission commune : enrichir la vie des joueur·euse·s par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes où les joueur·euse·s et ses équipes puissent s'épanouir et s'exprimer. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.