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Partenaire, Expérience Employé / Employee Experience Partner

Fondé à Montréal en 2007, et acquis par la société de divertissement mobile primée Jam City en 2021, Ludia est un des studios leaders du jeu vidéo mobile au Canada. Notre ambition : être au cœur de la vie des gens, attiser la flamme de leur imaginaire et avoir un impact positif dans leur quotidien. C’est pourquoi nous travaillons main dans la main avec les plus grandes licences de divertissement au monde et que chaque jour est dédié à créer le meilleur des jeux mobiles.

Founded in Montreal in 2007 and acquired by award-winning mobile entertainment company Jam City in 2021, Ludia is one of Canada's leading mobile video game studios. Our ambition: to become a part of everyone’s life, to spark the flame of their imagination and make a positive impact on their daily lives. That is why we work hand-in-hand with the world's leading entertainment franchises and dedicate ourselves in creating the best of mobile gaming every day.

Nous sommes à la recherche d'un formidable Partenaire, Expérience Employé pour rejoindre notre équipe!

En tant que Partenaire, Expérience Employé, vous serez non seulement responsable du bon déroulement des opérations du bureau au quotidien, mais vous serez également le gardien du moral de notre studio. Vous serez chargé de veiller à ce que nos Ludiens aient toujours le sentiment de faire partie de l'équipe.

Comme Jam City se positionne pour un modèle de travail hybride dans ce monde post-COVID, le candidat idéal doit être prêt à accueillir le changement et être capable de s'adapter rapidement à un style de travail en évolution. À l'heure actuelle, l'attente pour ce rôle est le maintien du mode hybride.

Notre futur partenaire sera énergique, possède une forte éthique de travail, sera capable de faire plusieurs tâches à la fois et aura la flexibilité de réagir rapidement aux changements de priorités dans un environnement qui évolue rapidement. Il est nécessaire d'être un organisateur naturel avec un souci du détail impeccable, ainsi qu'un collaborateur bienveillant qui est un communicateur clair et efficace.

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We are looking for an awesome Employee Experience Partner to join our team!

As our Employee Experience Partner, not only will you be responsible for keeping things running smoothly on the day to day, you’ll also be our studio’s chief morale officer. You’ll be tasked with making sure our Ludians always feel like part of the team.

As Jam City leans into this post-COVID world of hybrid working models, the ideal candidate must be ready to embrace change and be able to quickly adapt to an evolving work-style. At present time the current expectation for this role is to maintain a hybrid schedule.

Our future Employee Experience Partner will be energetic, possess a strong work ethic, be able to multitask, and have the flexibility to react quickly to changing priorities in a fast-moving environment. They’re a natural organizer with an impeccable attention to detail as well as a good natured team player who is a clear and effective communicator.

RESPONSABILITÉS

• Gestion du bureau (50%)
• Coordonner avec le département informatique tous les équipements et matériels ; être le point de contact sur place pour les demandes d'équipement de bureau, y compris les ramassages/retours et les demandes d'ergonomie (selon les besoins)
• Organiser et gérer les stocks, les installations, les relations avec les fournisseurs et les demandes de repas
• Gérer les besoins d'expédition du bureau, y compris la réception et le traitement du courrier
• Répondre aux urgences des installations, y compris les besoins en matière d'électricité, de sécurité et de chauffage, de ventilation et de climatisation, en s'adressant aux contacts appropriés, en collaboration avec le Directeur Général du Studio
• Entretenir les espaces partagés en veillant à ce qu'ils soient approvisionnés, propres et fonctionnels
• Gérer entièrement la réception et offrir une expérience accueillante aux visiteurs
• Planifier les déjeuners et autres repas/collations occasionnels
• Maintenir les besoins en matière de premiers soins et de sécurité, notamment les appareils AED, les fournitures de premiers soins et les besoins locaux de conformité Covid-19
• Gérer l'accès au bâtiment, y compris la distribution des badges et les codes d'alarme en cas d'urgence
• Gérer les stocks sur place tels que les collations, les fournitures de cuisine et de bureau
• Requiert d'être présent au bureau minimum 3 fois par semaine
• Assistant(e) Exécutif (25%)
• Aider à planifier/organiser les horaires des exécutifs et remplir les comptes de dépenses
• Coordonner les voyages nationaux et internationaux avec l'agence externe
• Servir de point de contact principal pour diverses demandes auprès de la direction et d'autres départements, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique
• Anticiper de manière proactive les besoins des partenaires et des autres dirigeants et assurer l'exactitude, la coordination et la priorisation/optimisation du temps des gestionnaires principaux
• Organiser des réunions, y assister, en rédiger le procès-verbal et prendre les mesures qui s'imposent pour atteindre les objectifs opérationnels
• Culture/RH (25%)
• Utilisez votre créativité pour faire en sorte que notre studio reste dynamique!
• Contribuer à l'équipe centrale chargée de la culture de l'entreprise en planifiant les événements à venir et d'autres célébrations à l'échelle de l'entreprise
• Planifier et organiser les activités culturelles régulières du Studio, les célébrations d'étapes importantes et les événements caritatifs - tant en présentiel qu'en virtuel
• Soutenir le Partenaire RH pour l'accueil et le départ des employés
• Intégrer les nouveaux employés et les familiariser avec les procédures de l'entreprise et du studio
• Nettoyer les postes de travail des employés sortants et expédier les articles, si nécessaire
• Assister les RH et le recrutement : planifier les entretiens téléphoniques et sur place, aider à l'accueil et à l'installation des nouveaux employés, et autres projets divers
• Avoir une attitude amicale, optimiste et positive

QUALIFICATIONS (FR)

• Prêt à aider avec une grande variété de tâches!
• Travailler avec peu ou pas de gestion, faire preuve d'initiative, travailler en équipe, anticiper et résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent
• Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
• Être à l'aise pour parler en public (s'adresser au studio dans un contexte où tout le monde est présent)
• Vous devez être autonome et capable d'obtenir vos propres résultats
• Disponibilité et réactivité en dehors des heures normales de travail
• Maintenir la confidentialité et protéger les informations sensibles des employés
• Bilinguisme, écrit et oral, français et anglais

COMPÉTENCES BONUS

• Intérêt pour le jeu et/ou connaissance de l'industrie du jeu
• Connaissance des pratiques et procédures de gestion des ressources humaines
• Connaissance pratique des outils de productivité (Google Suite, JIRA, Confluence, etc)
• Connaissance générale des lois et pratiques fédérales et nationales en matière d'emploi
• Expérience en événementiel

RESPONSABILITIES

• Office Management (50%)
• Coordinate with the IT department on all equipment and devices; on site contact for office equipment requests including: pick ups and returns and ergonomics needs (as needed)
• Organize and manage supplies, facilities, vendor relationships, and catering
• Be a knowledgeable inside source of food, transit, and lodging information for internal and external staff, candidates, and guests & provide general support to visitors (when applicable)
• Manage location shipping needs including receiving and processing mail
• Support facility emergencies including power, security and HVAC needs to appropriate contacts along side Workplace Director
• Maintain shared spaces making sure they are stocked, clean, and functional
• Fully manage reception and provide a welcoming guest experience
• Schedule lunches and other occasional meals/treats
• Maintain first aid and safety needs including: AED machines, First Aid Supplies and local Covid-19 compliance needs
• Maintain building access management including fob distributions and alarm codes for emergency needs
• Manage on site supplies such as snacks, kitchen supply, and office supplies
• Requires to be physically at the office a minimum of 3 days per week
• Executive Assistant (25%)
• Assist with scheduling/organizing executive schedules & complete expense reports
• Coordinate domestic and international travel with the agency
• Serve as the primary point of contact on various matters with C-Level Management and other departments including those of a highly confidential or critical nature
• Proactively anticipate the needs of the partners and other leaders and ensure accuracy, coordination and prioritization/optimization of the leader's time
• Organizing and attending meetings as well as taking meeting minutes and actioning on these items to accomplish business objectives
• Culture/People (25%)
• Use your creativity to help keep our Studio fun!
• Contribute to the Company’s central culture team by planning upcoming events and other company-wide celebrations
• Plan and organize regular Studio culture activities, milestone celebrations and charitable events - both physical and virtual
• Support the People Partner for employee onboarding and offboarding
• Setup new-hires and familiarize them with our Company/Studio procedures
• Clean up outgoing employees’ workstations and ship items, as needed
• Assist HR and recruiting: schedule phone and onsite interviews, assist with new employee onboarding and set-up, and other miscellaneous projects
• Have a friendly, upbeat, and positive attitude

QUALIFICATIONS

• Willing to assist in doing whatever needs to be done!
• Work with little or no management, and show initiative, teamwork, and anticipate and resolve problems before they escalate
• Knowledge of office management responsibilities, systems, and procedures
• Excellent time management skills and ability to multitask and prioritize work
• Attention to detail and problem solving skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Comfortable with public speaking (addressing the studio in an all hands setting)
• Must be a self-starter and able to own your own outcomes
• Availability and responsiveness outside working hours
• Maintain confidentiality in addition to protecting sensitive employee information
• Bilingualism, oral and written, French and English

NICE TO HAVES

• An interest in gaming and/or familiarity with the gaming industry
• Knowledge of human resources management practices and procedures
• Working knowledge of productivity tools (Google Suite, JIRA, Confluence, etc)
• General knowledge of Federal and State employment laws and practices
• Event planning experience

Une flexibilité à 100% : travail à distance dans tout le Québec et horaires flexibles

Un plan de santé impressionnant et une assistance médicale virtuelle disponible 24h/24 ;

REER collectif avec participation de l'employeur, programmes de recommandation et de primes

Avantages du bureau dans le Vieux-Montréal : petits déjeuners, café et thé, et déjeuners gratuits, 5@7, Gym ;

Remboursement partiel de votre STM/RTM ;

100% flexibility: remote work in all Quebec and flexible hours

An impressive health plan and a virtual medical assistance available 24h/24;

Collective RRSP with employer participation, referral and bonus programs

Office perks in Old Montreal: breakfasts, coffee and tea, and free lunches, 5@7, Gym;

Partial refund of your STM/RTM;