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PMO Coordinator

Description du poste

Le poste est à pourvoir à Paris, dans la DSI du Siège International d’Ubisoft, et plus particulièrement au sein de l’équipe « Enterprise Business Solutions » (EBS) dont le rôle est de créer et développer les meilleurs applications métier pour tous les collaborateurs d’Ubisoft autour du globe.

En tant que PMO Coordinator, vous rejoignez plus spécifiquement l’équipe PMO de l’équipe EBS, qui est responsable de définir, maintenir et améliorer nos méthodes et processus de gestion de projets, ainsi que d’opérer les activités opérationnelles transverses de l’équipes EBS.

À ce titre, vos missions seront les suivantes :

Agir en tant que coordinateur projet

• Prendre la responsabilité d’un projet ou programme transverse de l’équipe EBS, par exemple :
  • Projet EBS Security and Compliance - qui a pour but de rendre toutes nos applications conformes avec les règles GDPR et d’instaurer des meilleures pratiques internes en termes de gestion des risques (ex : implémentation DRP) : être le relais EBS pour les équipes IT qui gèrent le programme, suivi des domaines métiers, organisation des comités opérationnels, comité de pilotage interne, assurer la documentation associée ;
  • Assurer temporairement la coordination d’un projet pour faire face à un problème de ressources.

Gérer les activités opérationnelles PMO de l’équipe EBS

Activités qui s’articulent principalement autour des domaines suivants :

• [Procurement/Legal] – suivi des contrats fournisseurs, relais avec les équipes juridiques, maintenir le processus des achats du département, suivi des PO ;
• [Finance] – réception et suivi des factures, coordonner et suivre le processus d’élaboration budgétaire avec les équipes Financial Planning du CIO Office, suivi des coûts avec les achats et la comptabilité, faire le suivi mensuel des consommés en coût et en jours/homme auprès des chefs de projets ;
• [HR-Workplace] – suivi centralisé des processus d’arrivée et départ des membres de l’équipe, gérer les processus associés avec les équipes RH et workplace ;
• [Communication] – participer au plan de communication de l’équipe (newsletter, event, etc.) ;
• [Staffing] – gérer le processus de staffing avec les directeurs et chefs de projet, centraliser les demandes, agréger, et remonter les problèmes éventuels. Gérer ”l’organization chart”.

Maintenir et améliorer nos méthodes et processus de gestion de projets (PMO Framework)

• Agir en tant que point de référence sur toutes les questions relatives à la gestion de projet ;
• Animer la communauté des Project Managers au sein de l'équipe EBS en étant garant du portefeuille projet de l'équipe ;
• Participer à la définition et au maintien du framework en collaboration avec l'équipe PMO global ;
• S'assurer de l'application du framework projet et des procédures de suivi et gestion de projet au sein de l'équipe ;
• Créer, maintenir et améliorer les procédures, templates et outils de gestion de projet (JIRA, Sharepoint…) ;
• Maintenir une vision globale et par projet des risques et des livrables.

Qualifications

Background

• Diplôme type Ecole de Commerce, d’Ingénieur ou Master équivalent ;
• Expérience minimum de 2 ans au sein d’équipes projets d’un département informatique ;
• Expérience de travail dans un contexte international.

Compétences requises :

• Bonne compréhension des différents métiers impliqués dans un projet IT et les enjeux associés ;
• Excellentes capacités de communication écrites et orales ;
• Maîtrise de la suite office, très à l’aise avec Excel et PowerPoint ;
• Anglais courant impératif.

Bonus :

• Expérience dans le déploiement d’outils de communication (type Sharepoint, Confluence, ou autres…) ;
• Connaissance de différentes méthodologies de Gestion de projets (Waterfall, Agile).

Description de l'entreprise

Chez Ubisoft, nous écrivons le futur du divertissement. Acteur majeur du jeu vidéo dans le monde, nous investissons aussi dans de nouveaux domaines et sur de nouveaux territoires pour garder une longueur d'avance et s'adresser à des audiences toujours plus nombreuses et variées.

Nos équipes IT sont centrales pour ces développements. Que ce soit pour nos joueurs ou pour nos collaborateurs, elles sont garantes de services et d’infrastructures à la hauteur des plus grands défis technologiques.

Pour les relever, nous recherchons des personnes qui veulent faire bouger les lignes. Vos idées, vos connaissances, vos interactions… auront de l’impact sur l’expérience de travail ou de jeux de milliers de personnes dans le monde. Au quotidien, nous vous ferons confiance et donnerons les moyens et la flexibilité de mener à bien vos projets, de A à Z, dans un souci de qualité et de service à la hauteur de nos ambitions.