Office Manager/Gestionnaire de bureau

Title: Office/Facilities Manager

Location: Canada, Montreal Studio

Contract: Full-Time, Permanent

English to follow

Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des bureau, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous font sourire ? Vous aimez conclure les meilleures affaires avec les fournisseurs et les entrepreneurs en mettant à profit vos solides compétences en matière de communication et de négociation ? Si vous avez répondu par l'affirmative, nous sommes à votre recherche !

PTW est à la recherche d'un(e) Gestionnaire des installations expérimenté(e) pour gérer l'ensemble du support opérationnel administratif. Vous dirigerez l'équipe administrative et les installations afin de gérer avec succès les services et les processus qui soutiennent l'activité principale de notre organisation. La mission de votre équipe est d'assurer l'environnement de travail le plus approprié pour nos employés et leurs activités.

Vous participerez à la fois à la planification stratégique et aux opérations quotidiennes, en particulier en ce qui concerne les bâtiments et les locaux. Basé à notre bureau de Montréal, ce poste relèvera de notre chef de studio et travaillera en étroite collaboration avec les responsables des RH et les cadres.

Vous avez le sens des relations humaines et de la résolution de problèmes et vous cherchez à exceller dans un environnement collaboratif et dynamique ? Joignez-vous à notre équipe !

Ce que vous ferez

• Vous représenterez le bureau de PTW à Montréal en tant que premier point de contact pour les membres internes et les visiteurs externes.

• Examiner et définir les processus opérationnels internes selon les besoins.

• Gérer les processus du bureau pour le paiement et le suivi des factures conformément aux directives de PTW.

• Analyser et comparer les coûts afin d'assurer un rapport qualité-prix optimal des biens et des services pour les nouveaux contrats et les renouvellements.

• Rechercher, présélectionner et gérer les contractants/fournisseurs pour les besoins de l'administration et des installations.

• Élaborer et gérer des budgets pour le développement futur en conformité avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

• Diriger et coordonner les initiatives de changement afin de minimiser les perturbations des activités principales.

• Planifier l'affectation et l'utilisation optimales de l'espace et des ressources pour les nouveaux bâtiments ou la réorganisation des locaux.

• Utiliser des techniques de gestion des performances pour contrôler et démontrer le respect des niveaux de service et favoriser l'amélioration.

• Répondre aux urgences ou aux problèmes urgents et les gérer, le cas échéant.

• Veiller à ce que les installations soient conformes aux exigences régionales en matière de santé et de sécurité.

• Gérer tous les déplacements nationaux et internationaux des cadres, des membres de l'équipe et des invités.

• Agir en tant que membre du comité de santé et de sécurité et veiller à ce que les exigences en matière de santé et de sécurité soient respectées par l'ensemble du personnel.
• Effectuer d'autres tâches administratives en fonction des besoins.

Ce que nous recherchons

• Vous avez 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire.

• Vous faites preuve d'une grande intégrité personnelle et êtes capable de gérer efficacement des informations confidentielles.

• Vous avez de solides compétences interpersonnelles et une excellente communication écrite et orale en français et en anglais.

• Vous avez des compétences exceptionnelles en matière d'organisation, de leadership et de gestion du temps.

• Vous avez des capacités d'analyse et de réflexion critique qui vous permettent de résoudre les problèmes de manière efficace et efficiente.

• Vous connaissez bien les opérations techniques et les meilleures pratiques en matière de gestion des installations.

• Vous êtes un(e) négociateur(trice) expérimenté(e).

• Vous avez une solide expérience de l'utilisation de Microsoft Suite.

• Vous excellez dans un environnement au rythme rapide, avec des demandes concurrentes et en constante évolution.

• Vous pouvez anticiper les besoins avant même que les demandes ne soient formulées !

• Vous êtes conscient des coûts et motivé pour réduire continuellement l'inefficacité.

Ce que nous offrons

• Poste permanent et à temps plein avec salaire compétitif

• Vacances et congés de maladie accumulés
• REER à contribution égale pour vos objectifs d'épargne-retraite
• Couverture d'assurance collective complète
• Rabais sur la carte de transport STM
• Accès à nos services de télémédecine après la période d'essai.

• Programme d'aide aux employés pour vous et votre famille immédiate (conjoint, enfants, parents, frères et sœurs).
• Environnement collaboratif et dynamique
• Environnement de travail amusant, diversifié, inclusif et collaboratif

Qui sommes-nous ?

PTW est une société de services de jeux qui fournit des solutions personnalisées dans le monde entier. Nous croyons en l'accélération de l'innovation dans le monde entier. Nous avons commencé il y a plus de 25 ans et depuis, nous avons connu une croissance exponentielle d'année en année pour devenir ce que nous sommes aujourd'hui. Notre histoire est celle du jeu, et nous sommes toujours des joueurs dans l'âme. Depuis que nous sommes dans l'industrie du jeu, nous avons travaillé sur plus de 1 500 titres de tous les genres et de toutes les plateformes.

Nous avons connu une croissance rapide au cours des dernières années et disposons aujourd'hui de 16 sites répartis dans le monde entier. Le groupe de sociétés PTW comprend SIDE, 1518, OR Esports et Entalize. SIDE travaille à la pointe des médias interactifs en tant que fournisseur de services audio pour le marché mondial du divertissement. 1518 est connu dans toute l'industrie pour son art de classe mondiale et est également notre studio interne de développement de jeux et de produits.

En fait, partout dans le monde, sur n'importe quelle plateforme, dans n'importe quel genre, nous pouvons vous aider à trouver une solution personnalisée pour améliorer le fonctionnement des jeux, les commercialiser plus rapidement et améliorer la vie d'un plus grand nombre de joueurs.

En résumé, nous nous connectons et apportons du plaisir au monde.

Bienvenue chez PTW !

OFFICE MANAGER

MONTREAL, CANADA

Are you an experienced Administration and Facilities pro ready to take the next step in your career? Organization, efficiency, cost saving, and safety makes you smile? Do you enjoy securing the best deals with vendors and contractors by using your strong communication and negotiation skills? If you answered all yes, we are looking for you!

Pole To Win International is in search of an experienced Office Manager to manage all administrative operational support. This role will lead the admin and facilities team to successfully manage services and processes that support the core business of our organization. Your team’s mission is to ensure the most suitable working environment for our employees and their activities.

You will be involved in both strategic planning and day-to-day operations, particularly in relation to buildings and premises. Based out of our Montreal office, this role will report to our Studio Head and work closely with HR Leaders and Executives.

Are you a people person, problem-solver looking to excel in a collaborative and fast-paced environment? Join our team!

What you’ll be doing

• You will represent the PTW Montreal office as the first point of contact for internal members and external visitors
• Review and define internal operational processes as needed
• Manage the office’s processes for invoice payments and tracking in accordance to PTW’s guidelines
• Cost analysis and comparison to ensure maximized value for money of goods and services for new and renewing contracts

• Seek out, shortlist and manage contractors/vendors for administrative and facilities needs
• Develop and manage budgets for future development in alignment with strategic business objectives
• Lead and coordinate change initiatives to minimize disruption to core activities
• Plan optimal allocation and utilization of space and resources for new buildings or re-organizing premises
• Use performance management techniques to monitor and demonstrate achievement of service levels and drive improvement
• Respond to and manage emergencies or urgent issues as needed
• Ensure facilities comply with regional health and safety requirements

• Manage all domestic and international travels arrangement for Executives, team members and guests
• Act as a member of the Health & Safety Committee, and ensure health and safety requirements are adhered to by all employees
• Perform other administrative tasks as needed

Requirements

What we’re looking for

• You have 3-5 years’ experience in a similar role.
• You have strong personal integrity and can effectively manage confidential information
• You have strong interpersonal skills and excellent written and verbal communication in both French and English
• You have exceptional organizational, leadership and time management skills
• You have analytical/critical thinking skills to effectively and efficiently solve problems
• You are well-versed in technical operations and facilities management best practices
• You are an experienced negotiator
• You have strong utilization experience with Microsoft Suite
• You excel in a fast-paced environment with competing and continuously changing demands
• You can anticipate needs before requests are even made!
• Cost conscious and motivated to continuously reduce inefficiency

Benefits

What we offer

• Permanent & Fulltime position with competitive salary
• Accrued vacation and sick leave
• Matching contribution RRSP for your retirement saving goals
• Comprehensive Group Insurance coverage
• STM Discount
• Access to our Telemedicine services post probation
• Employee Assistance Program for you and your immediate family (Spouse, children, parents, siblings)
• Collaborative and fast-paced environment
• Fun, diverse, inclusive and collaborative work environment

Who we are

PTW is a boutique games services company that provides custom solutions worldwide. We believe in accelerating innovation across the globe. We started more than 25 years ago and since then, have grown exponentially year-on-year to who we are today. Our history is in gaming, and we are still gamers at heart. In our time within the games industry, we have worked on over 1,500 titles across all genres and all platforms.

We have grown rapidly over the past few years and now have 16 sites spanning the globe. The PTW umbrella of companies includes SIDE, 1518, OR Esports, and Entalize. SIDE works at the cutting edge of interactive media as a provider of audio services for the global entertainment market. 1518 is known industry wide for world-class art and is also our in-house game and product development studio.

Basically, anywhere in the world, any platform, any genre, we can help come up with a custom solution to make games run better, get to market faster, and enhance the lives of more players.

In summary, we connect and bring fun to the world.

Welcome to PTW