This job might no longer be available.
The Office Administrator will coordinate office activities and operations while providing administrative support to local management and corporate shared services.
YOUR MISSION:
- Assists in organizing office activities and functions to maintain efficiency and compliance with company policies.
- Liaises with IT to set up company hardware for use by employees.
- Makes travel arrangements, prepares agendas for visiting staff, and maintains calendars for management, as required.
- Maintains a regular presence at the office and ensures the facilities are kept clean, safe and accessible for employees and visitors.
- Oversees mail distribution.
- Maintains office supplies, hardware inventory, and tracks office use & capacity in a hybrid environment.
- Serves as a point of contact for employees with expensing inquiries.
- Maintains records, particularly for more complex or sensitive files such as accounting invoices.
- Takes on ownership of new tasks and functions as needed in tandem with your development and the company’s growth.
YOUR SKILLS :
- Excellent verbal and written communication skills in English.
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Practiced techniques in time management with a proven ability to meet deadlines.
- Ability to prioritize tasks and solve problems.
- Ability to thrive in a fast-paced environment.
- Strong technical skills in carrying out IT troubleshooting supported by IT professionals.
- Solid understanding of how to operate standard business equipment.
- High degree of integrity and conscientiousness
- Proficiency in using Microsoft Office Suite.
IMPRESS US WITH:
- Functional French bilingualism.
- Staying calm through uncertainty.
- A desire to solve problems autonomously.
- Previous experience in an office administration role or similar.
OUR OFFER:
- Annual bonus & great benefits package
- Advancement & learning opportunities to sustain your growth
- Flexible work culture & uncapped vacation time
- Adept, community-minded, and inclusive work environment – fun intended!
- Awesome and talented colleagues to support you
French Version :
A DMINISTRATEUR(TRICE) DE BUREAU
L’Administrateur(trice) de bureau sera chargé(e) d’organiser les opérations et les activités afin de soutenir le personnel de gestion local et les services partagés corporatifs avec les tâches administratives.
T A MISSION:
- Soutenir les activités et fonctions administratives afin de respecter un haut niveau d’efficacité et l’alignement avec les politiques de la société.
- Faire la liaison entre l’équipe de soutien TI pour la préparation des appareils corporatifs destinés aux employés.
- Coordonner les réservations de voyage, préparer les agendas du personnel en visite, et mettre à jour les emplois du temps des membres de gestion locale.
- Être de service au bureau sur une base régulière afin d’assurer la salubrité et l’accessibilité des lieux pour tous.
- Veiller à la distribution de courrier.
- Approvisionner les fournitures de bureau, les matériaux informatiques, et de surveiller la traçabilité et la capacité.
- Agir comme point de contact pour les employés pour leurs besoins de réclamation de dépenses.
- Maintenir les dossiers, surtout ceux qui ont des éléments sensibles ou complexes, tels que des factures de comptabilité.
- Adopter des responsabilités et des fonctions par rapport à son propre développement et la croissance de la société.
T ES COMPÉTENCES:
- Excellentes capacités de communication en anglais par écrit et à l’oral.
- Aptitudes d’organisation superbes et le souci du détail.
- Habitudes et techniques de gestion du temps et la capacité éprouvée de respecter les délais.
- Habilités de priorisation de tâches et de la résolution des problèmes.
- Capacité à s’épanouir dans un environnement dynamique.
- Fortes aptitudes techniques pour actionner la résolution et dépannage, soutenu par les professionnels en TI.
- Connaissance solide sur l’opération des appareils de bureau standards.
- Grandes sensibilités d’intégrité et rigueur.
- Performant dans l’emploi de la suite Microsoft Office.
DÉMARQUE -TOI:
- Avec un bilinguisme en français courant.
- En gardant son sang-froid durant des périodes d’incertitude.
- En démontrant le désir de résoudre des problèmes en autonomie.
- Avec de l’expérience préalable en administration de bureau (ou similaire).
NOTRE OFFRE:
- Prime annuelle, et des avantages sociaux intéressantes.
- Possibilités d’évolution et de formation pour soutenir ton développement professionnel.
- Culture de travail flexible, et des vacances non plafonnées.
- Un milieu de travail habile et inclusif avec la conscience communautaire. Amusons-nous!
- Des collègues de bon cœur offrant leur soutien et expertise.