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HR Operations Assistant (F/H/NB) - Alternance

Description du poste

Au sein de l’équipe RH du Siège International d’Ubisoft, l’équipe HR Operations a pour mission d’accompagner plus de 1000 collaborateurs sur les sujets RH du quotidien.

Sous la responsabilité de la HR Operations Manager, vous gérez en autonomie le périmètre des Trainees (stagiaires et alternants) et vous accompagnez trois autres HR Operations Specialists dans leurs missions quotidiennes. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe HR Operations ainsi que les équipes Campus, Paie et Droit Social.

Votre quotidien s’articule autour des missions suivantes :

Gestion administrative RH et accompagnement et des collaborateurs Trainees (stagiaires et alternants) :

· Gestion des arrivées et Onboarding : suivi des arrivées, collecte et archivage des pièces administratives, formalités d’embauche (DPAE), création des dossiers RH des collaborateurs dans le SIRH, animation des sessions d’onboarding des stagiaires et alternants en binôme avec un membre de l’équipe Campus ;

· Gestion contractuelle : gestion des contrats d’apprentissage et de professionnalisation (rédaction des contrats, engagement et suivi des dossiers auprès de l’OPCO, relation avec les écoles, suivi de la facturation) ; réception et validation des conventions de stage ; suivi des mises à jour contractuelles et conventionnelles incluant la rédaction d’avenant le cas échéant ;

· Pilotage de la gestion administrative tout au long du parcours des trainees chez Ubisoft : attestations diverses, suivi des absences, titres restaurant, remboursement des titres de transport, établissement des documents de solde-de-tout-compte et réalisation d’exit interviews avec les alternants.

· Réponse aux questions des trainees sur l’ensemble des sujets RH du quotidien en ayant à cœur une expérience collaborateur de qualité.

En fonction des besoins, support aux HR Operations Specialist dans la gestion de leur périmètre et sur des sujets transverses:

· Saisie des données RH dans le système d’information RH interne, en respectant les délais et en assurant l’exactitude des données ;

· Gestion administrative : attestations diverses, gestion des modifications d’affiliation mutuelle, suivi des absences ;

· Réponses à certaines questions des collaborateurs sur la partie administrative ;

· Le cas échéant et de manière ponctuelle, gestion du Onboarding et rédaction de documents contractuels pour les salariés en CDD et CDI

Vous serez également amené(e) à participer en collaboration avec l’équipe au déploiement de certains projets (ex. : digitalisation, télétravail…).

Qualifications

· Etudiant(e) en études supérieures (avec idéalement une spécialisation en RH), vous souhaitez rejoindre un environnement dynamique et innovant, en contact quotidien avec les collaborateurs.

· Vous savez faire preuve d’une très grande rigueur et vous avez de fortes capacités d’organisation.

· Doté(e) d’un bon relationnel, vous avez également le sens du service et vous aimez le travail en équipe, particulièrement dans un environnement multiculturel.

· Anglais intermédiaire souhaité

Informations supplémentaires

Quels sont vos avantages en tant qu’UbiTrainee ?

· Rejoindre la 1ère entreprise du dernier classement Happy Trainees #Happy@Ubi

· Rémunération selon votre âge et niveau d’étude

· Carte Titres Restaurant Apetiz, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 jour de RTT/mois

· 2 jeux vidéo gratuits, réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels.

Boîte à questions Ubi :

Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ?

Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour ce poste ! Un CV personnalisé et bien détaillé pourra vous permettre à coup sûr de vous démarquer 😉

Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre intérêt pour le stage/l’alternance en particulier, plutôt qu’un long texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature sur notre site.

Comment se déroule le processus de recrutement chez Ubisoft ?

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique ou un entretien vidéo-différé afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies. Un entretien physique ou un visio via Teams par la suite avec avec votre futur·e tuteur·trice de stage. Il est également possible que vous ayez à passer un cas pratique pendant le processus de recrutement ou à échanger avec votre prochain·e n+2 et certain·es de vos collègues.

Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ?

Ubisoft compte dans ses rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.

Être un·e UbiTrainee (stagiaires ou alternant·es), qu’est-ce que c’est ?

Chez Ubisoft, après une période de formation, des missions responsabilisantes vous seront confiées et pourront évoluer tout au long de votre expérience parmi nous. Pas de stage photocopieuse mais de vrais défis à relever tous les jours !

Être en stage chez nous, c’est aussi profiter du meilleur des deux mondes : la vision, la stabilité, les opportunités et le catalogue de marques d’un grand groupe international, mais aussi la liberté, la créativité, l’esprit entrepreneurial et l’environnement de travail convivial d’une start-up.

Comment sont accompagné·es les Trainees durant leur expérience chez Ubi ?

Nos équipes RH sont chargées de vous accompagner tout au long de votre expérience. Cela passe par un suivi RH de proximité (réponses aux questions du quotidien, discussions sur les possibilités de rester chez Ubi après votre stage/alternance…) et l’animation continue de la communauté Trainees (Welcome Sessions, groupe Teams dédié, Trainees Week… et quelques autres surprises 😉).

Je suis en situation de handicap, comment postuler ?

Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets de handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme Smartrecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail ( Boost@Ubisoft.com ).

Description de l'entreprise

Les 19 000 collaborateur·trice·s d'Ubisoft, réparti·e·s sur plus de 40 sites à travers le monde, sont lié·e·s par une mission commune : enrichir la vie des joueur·euse·s par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes où les joueur·euse·s et ses équipes puissent s'épanouir et s'exprimer. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.