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Gestionnaire de programme AQF - FQA Program Manager

Objectif du poste

S'assurer de la bonne tenue générale du projet ainsi que de la relation avec le client au sein du département d'AQF de Montréal, ainsi que des autres services et studios si applicable. Livrer des projets en respectant les objectifs de temps, de budget et de qualité. Développer et gérer de bonnes relations avec les clients de Keywords Studios. Gérer, diriger, motiver, encadrer et former les chefs d'équipe AQF. Élaborer, appliquer et adapter des stratégies de test de projet avec le soutien des chefs d'équipe AQF.

Champ d'action

Le poste consiste à gérer des projets comportant une ou plusieurs gammes de services. Ces projets peuvent prendre place dans n’importe quel bureau de Keywords Studios, pour des clients pouvant être tant en Asie ou en Europe qu’en Amérique du Nord. Le gestionnaire de programme coordonne la livraison des projets à l’interne entre les services concernés, tout en étant responsable du contrôle budgétaire du projet, de la production de rapports financiers et de la planification de sa gamme de service locale. Le gestionnaire de programme est responsable de la stratégie globale du travail des partenaires avec Keywords, ainsi que de l'investissement du programme et de la supervision générale de la bonne tenue du programme, au niveau des finances, de la relation avec le client, de la livraison ou autre. Le gestionnaire de programme peut être mobilisé pour assister les responsables du service d’AQF en effectuant des tâches de responsable d'AQ de haut niveau. Les responsabilités liées au poste peuvent varier selon la période d'activité, les absences ou les fluctuations de la charge de travail. Un soutien ponctuel à l'équipe de gestion peut être requis.

Tâches et responsabilités principales

SUPERVISION ACTIVE

• Résoudre de façon proactive les problèmes liés au projet en collaboration avec les gestionnaires de projet des autres studios ou services, et ce, avant que le déroulement du projet ne soit affecté.
• Résoudre de façon proactive les problèmes liés au projet en collaboration avec le chef d'équipe et le responsable du département d’AQF, et ce, avant que le déroulement du projet ne soit affecté.
• Gérer plusieurs projets principalement liés à l'AQ fonctionnelle et de certification, mais également à d'autres services au besoin.
• Fournir des comptes rendus pertinents et approfondis aux équipes de projet et aux prestataires.
• Suivre la progression du projet conjointement aux équipes et aux prestataires.
• Mettre en place adéquatement des améliorations ou des modifications de procédés.
• Organiser régulièrement des réunions d'équipe sur l'avancement du projet.
• Élaborer, appliquer et adapter des stratégies de test de projet avec le soutien des chefs d'équipe AQF.
• Gérer, encadrer et motiver les chefs d'équipe.
• Interagir quotidiennement avec les chefs d'équipe.

FORMATION ET ENCADREMENT

• S'occuper du perfectionnement professionnel des chefs d'équipe AQF avec les autres gestionnaires de projet.
• Former et superviser les nouveaux gestionnaires de projet AQF.
• Fournir chaque semaine des commentaires positifs et constructifs aux chefs d'équipe.
• Fournir une reconnaissance positive ou des avertissements lorsque nécessaire.
• Fournir une évaluation trimestrielle aux chefs d'équipe, ou plus fréquemment si nécessaire.
• Aider à identifier où le matériel pédagogique nécessite des révisions.
• Fournir du mentorat et soutenir tous les autres employés assignés.

GESTION DES CLIENTS ET DES PARTENAIRES

• Principal point de contact pour le client en ce qui concerne la gestion de projet AQF locale.
• Point de contact principal pour la transmission hiérarchique des requêtes du client ainsi que de tous les autres services et studios dans le programme.
• Travailler avec différents responsables et directeurs de KWS afin de créer une stratégie globale d'exécution du programme.
• Responsable de la création et de la gestion d'une communication ainsi que d'anticipations développées entre les différents partenaires, lignes de service et studios de KWS.
• Développer et entretenir des relations durables avec le personnel des différents clients.
• Gérer et diriger les interactions et les réunions avec le client.
• Responsable de la gestion des comptes clients.
• Prendre en charge les offres de service au besoin, notamment l'évaluation de l'envergure des projets.
• Définir et gérer les attentes des clients de façon appropriée.
  • Être capable de trouver des solutions aux demandes des clients lorsque cela est possible.
  • Être en mesure de refuser les demandes des clients de manière appropriée lorsque cela est nécessaire.
• Communiquer efficacement avec les clients afin d’identifier les besoins et évaluer les solutions d'affaires alternatives.
• Vendre d’autres services aux clients lorsque possible et approprié.
• Chercher constamment à augmenter la satisfaction du client et à consolider les relations avec lui.

ADMINISTRATION

• Coopérer avec les gestionnaires de projet et chefs d'équipe sur la conception et l'adaptation de rapports au client en fonction des projets et des besoins des clients.
• Coopérer avec les gestionnaires de projet et chefs d'équipe sur la gestion et la livraison de rapports post-projet.
• S'assurer que les documents concernant le projet sont complets, à jour et stockés de manière appropriée.
• Suivre et gérer le budget des projets.
• Lancer, gérer et livrer les rapports post-projet.
• Garantir une facturation correcte et dans les délais.
• Analyser la rentabilité, les revenus, la marge de profit, le tarif et la réalisation des projets.
• Gérer la planification des ressources en partenariat avec le service de soutien à la production.
• Faire des rapports sur la situation et les informations des projets à l'équipe de gestion sur une base régulière.
• Communiquer les avertissements donnés aux employés ou les mesures prises par le département des ressources humaines.

SUPERVISION PASSIVE

• Évaluer les désaccords et problèmes avec les responsables et les chefs d'équipe et travailler à leur résolution dans les meilleurs délais.
• Suivre la progression du projet conjointement aux équipes et aux prestataires.
• Point de contact principal pour les requêtes internes soulevées par les chefs d'équipe.
• Résoudre les conflits ou les questions et les communiquer à d'autres, selon le cas, y compris les questions et les tickets d'assistance en rapport avec le service informatique.

TRAVAIL MANUEL ET AUTRES TÂCHES

• Sauf dans le cas de besoin de formation ou de mentorat ou dans des situations de livraison critiques, le gestionnaire de programme ne doit pas effectuer de tâches normalement traitées par un chef d’équipe, un testeur sénior ou un testeur.
• Le gestionnaire de programme doit opérer en lieu et place d'un gestionnaire de projets lorsque nécessaire.
• En plus des tâches décrites plus haut, il est entendu que l’employé(e) accomplira toute autre tâche jugée nécessaire

Qualifications et scolarité exigées

CONNAISSANCES

• Connaissance du cycle de vie d'un projet et du processus de développement de jeux.
• Connaissance des processus de test d'AQ en fonctionnalité et en conformité.
• Connaissance du processus de certification et d'autres prérequis d'approbation par un éditeur.
• Connaissance du cycle de vie d'un bogue et des opérations relatives à une base de données de suivi.
• Connaissance des stratégies d'AQ et de la création de programmes d'AQ.

COMPÉTENCES GÉNÉRALES

• Excellente expression écrite et orale.
• Solides compétences en leadership et aptitudes à la prise de décisions.
• Responsable et impliqué(e).
• Flexibilité et capacité d'adaptation.
• Habile dans la gestion des conflits et l’administration de commentaires constructifs.
• Motivé(e) par l’atteinte des résultats et capable de mener une équipe vers le succès.
• Encourage les autres à maintenir des normes de qualité élevées et montre l'exemple.
• Communique de façon honnête et ouverte, s'exprime lors des réunions, partage des opinions.
• Comprend et peut respecter les échéanciers.
• Motivé(e), innovant(e) et analytique avec une grande attention au détail et à l'exactitude.
• Aptitudes à la négociation et aux interactions avec les clients.
• Capacité à travailler efficacement et fermement sous la pression.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs projets et plusieurs types de projets.
• Très organisé(e) et capable de prioriser les tâches.
• Capacité à préparer et à faire respecter un calendrier de travail, ainsi qu'à assurer des livraisons respectant le budget.
• Capacité à préparer, interpréter et utiliser efficacement les rapports d'information de gestion.
• Capacité à analyser des problèmes difficiles et politiquement sensibles, ainsi qu'à recommander et à mettre en œuvre des solutions efficaces.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Expérience pertinente dans un rôle de gestion de projets ou similaire dans le milieu du jeu vidéo ou une industrie connexe.
• Baccalauréat ou expérience équivalente.
• Expérience en gestion de comptes ou en ventes.
• Connaissance des techniques de gestion de projet ou formation pertinente.
• Connaissances en informatique.
• Anglais impératif. Le français ou toute langue supplémentaire est un atout.

OUTILS

• Connaissance des outils de suivi des défauts, des charges de travail, des outils de gestion des scénarios de test, des outils « Agile » et des outils nécessaires aux projets, tels que JIRA, Confluence, Spira, TestTrack, DevTrack et DevTest.
• Connaissance approfondie de Microsoft Excel.
• Expérience de travail au sein de MS Office en général.

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Job Purpose

Ensuring overall project and client relationship health throughout FQA Montreal, and other services and studios if applicable. Delivering projects successfully within budget, timeframe and quality scopes. Developing and managing successful relationships with Keywords Studios clients. Managing, leading, motivating, coaching and training FQA Test Leads. Planning, applying and adapting project test strategies with the support of the FQA Test Leads.

Scope of Role

The job entails managing projects comprising one or more service lines. Execution of these projects may take place in any of Keywords Studios’ production facilities, and the customer may be located in Asia, Europe or North America. The Program Manager coordinates internal delivery between all of the relevant studios and services, as well assumes responsibility for his or her own local service line project budget control, financial reporting and scheduling. The Program Manager is responsible for the global strategy of the partners work with Keywords, along with program investment and overall monitoring that aligns to the health of the program, be it fiscal, client relationship, delivery, or other. The Program Manager may be requested to support the FQA Managers by doing high-level QA Manager tasks. The key responsibilities may vary during peak business periods, absences or workload fluctuations, and support to management as required.

Key Responsibilities and Activities

ACTIVE SUPERVISION

• Proactively solve project issues with other studio or service line Project Managers, before they impact the project.
• Proactively solve project issues with the Test Lead and FQA Manager, before they impact the project.
• Manage multiple projects, mainly related to Functionality & Certification QA, but also other services as needed.
• Provide relevant and thorough briefings to project teams and vendors.
• Track project progress in conjunction with project teams and vendors.
• Implement any process changes/improvements accordingly.
• Hold regular status meetings with project team.
• Plan, apply and adapt project test strategies with the support of the FQA Test Leads.
• Manage, lead and motivate test leads.
• Interact with Test Leads face-to-face daily.

TRAINING & COACHING

• Along with the other FQA PMs, take charge of the professional development of the FQA test leads.
• Mentor and train new FQA Project Managers.
• Provide weekly positive and constructive performance feedback to Leads.
• Provide both positive recognition and warnings appropriately.
• Provide quarterly evaluation feedback to Test Leads, or more frequently as needed.
• Help identify areas where training material may need revision.
• Mentor and support any other assigned employees.

CLIENT & PARTNER MANAGEMENT

• Main point of contact for the client for local FQA Project Management.
• First and Main escalation point of contact for the client for all other services and studios within the Program.
• Work with various KWS Managers and Directors to create a Global Strategy of execution of the Program.
• Responsible for creating and managing high level communications and forecasting between partners and various KWS service lines and studios.
• Develop and foster lasting relationships with client personnel.
• Manage and lead client interactions and meetings.
• Responsible for client account management.
• Participate in and lead proposal efforts where necessary, including completing project scoping.
• Set and manage client expectations appropriately.
  • Be able to find solutions to client requests when possible.
  • Be able to decline client requests in an appropriate manner when necessary.
• Communicate effectively with clients to identify needs and evaluate alternative business solutions.
• Cross-sell services to clients when possible and appropriate.
• Continually seek opportunities to increase customer satisfaction and deepen client relationships.

ADMINISTRATION

• Work with PMs and Leads on building and adapting client reports per project and client needs.
• Work with PMs and Leads on managing and delivering post project reviews.
• Ensure project documents are complete, current, and stored appropriately.
• Track and manage project budgets.
• Initiate, manage and deliver post project reviews.
• Ensure timely and accurate billing.
• Analyze project profitability, revenue, margins, bill rates and realization.
• Manage resources planning and scheduling in partnership with the Production Support department.
• Report project statuses and information to management team on a regular basis.
• Communicate employee warnings and actions taken to Human Resources.

PASSIVE SUPERVISION

• Review the projects’ variances and issues with the Managers and Leads, and plan for resolution with these managers in a timely fashion.
• Track project progress in conjunction with project teams and vendors.
• Primary point of contact for internal queries raised by the Leads.
• Resolve conflicts/issues and escalate to others as appropriate, including IT related issues and help tickets.

MANUAL WORK ANDOTHER TASKS

• Unless within training or coaching measures or in critical delivery situations, the Program Manager should not perform any tasks normally handled by a Lead, Senior or Tester.
• The Program Manager should act in the stead of a Project Manager on a per need basis.
• In addition to the above, the employee is expected to complete any other tasks deemed necessary.

Qualifications and education requirements
KNOWLEDGE

• Understanding of a project cycle and a games’ development process.
• Understanding of Functionality QA and Compliance testing processes.
• Understanding of the 1st party submission requirements and certification process.
• Understanding of a bug’s life cycle and workflow within a defect tracking database.
• Understanding of QA Strategy and QA Plan building.

SOFT SKILLS

• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong leadership skills and decision making abilities.
• Accountable and responsible.
• Agile and flexible to change.
• Skillful in conflict management and giving of constructive feedback.
• Results driven and able to lead a team to success.
• Encourages others to keep a high standard of accuracy and leads by example.
• Honest & open communication, speaks up in meetings, shares opinions.
• Understands and is able to meet deadlines.
• Self-motivated, innovative and analytical with strong attention to detail and accuracy.
• Client-facing and negotiation skills.
• Ability to work effectively and decisively under pressure.
• Ability to handle multiple projects and multiple project types concurrently.
• Highly organized with the ability to prioritize tasks.
• Ability to prepare and control a work schedule and deliver to budget.
• Ability to prepare, interpret, and effectively utilize management information reports.
• Ability to analyze difficult and politically sensitive problems, and recommend and implement effective solutions.

TECHNICAL SKILLS

• Relevant experience in a Project Management or similar role in the Video Games or related industry.
• Bachelor degree or equivalent experience.
• Experience in an Account Management or sales-oriented role.
• Formal Project Management techniques or training.
• IT literate.
• English language a must. French or other languages capabilities a plus.

TOOLS

• Familiarity with defect tracking tools, workflows, test case management tools, agile tools, and project tools, such as JIRA, Confluence, Spira, TestTrack, DevTrack, and DevTest.
• Advanced skills with MS Excel.
• Experience working within MS Office in general.

Benefits

Nos employés.es sont notre ressource la plus précieuse ; de fait, nous nous efforçons de proposer une indemnisation compétitive à la mesure des compétences et de l'expérience apportées, des bénéfices conséquents, une satisfaction au travail élevée et un environnement de travail plaisant.

Keywords International se donne pour mission de suivre une politique strict d'égalité des chances. Nous nous efforçons ainsi de créer un environnement de travail offrant des opportunités identiques à l'ensemble de nos employés.es actuels.es et potentiels.es.

Pour des questions de lisibilité, le masculin est employé dans ce document mais il s'adresse aux candidats sans distinction de genre.

Our employees are our most valuable resource; therefore we provide them with a competitive compensation package commensurate with skills and experience, excellent benefits, high level of job satisfaction and a casual and fun work environment.

Keywords International is dedicated to following a well-established Equal Opportunities Policy. We endeavour to create a workplace which provides for equal opportunities for all employees and potential employees.

The masculine form is used throughout the text for ease of reading, but refers to candidates of all gender.