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Executive Assistant to the Chief Portfolio Officer (F/H)

Description du poste

Au sein du Siège International d’Ubisoft, nous recrutons un.e Executive Assistant pour la Direction d’Ubisoft Brand Portfolio, une nouvelle équipe dont le mandat est de piloter la stratégie de nos marques et de notre portefeuille de jeux.

Cette direction rassemble plus de 110 personnes et est présente sur 6 sites : Paris, Montpellier, Montréal, San Francisco, Shanghai et Malmö.

Dans ce contexte international, vous assistez la Chief Portfolio Officer afin de faciliter son quotidien. Vos missions sont plus précisément les suivantes :

• Gestion d’agenda : organiser les rendez-vous et réunions, proposer de nouveaux aménagements, prioriser les rencontres, relancer les interlocuteurs.rices, parer aux imprévus ;
• Organisation, préparation et suivi de certaines réunions : mise en forme power point de présentations, prise de note, compte rendus, emails d’information, ... ;
• Support logistique : réservations de salles et de matériel informatique, commandes de repas, test de l’installation avant le début de meetings importants, … ;
• A partir d’un brief, formalisation de documents (discours, présentations, etc) ;
• Préparation des déplacements des Directeurs.rices des différents départements de la direction;
• Validation des congés de l’équipe, gestion des notes de frais, factures et suivi du budget et des voyages ;
• Sujets en lien avec les assistantes du PDG ;
• Organisation logistique des off-site d’équipe ;
• Participation à la coordination d’événements et salons; centralisation des listes de participants de l’équipe, organisation logistique des réunions, support pour les plans de déplacement, diffusion d’informations ;
• Faire le lien avec le support IT pour toutes demandes, gérer tous les sujets d’équipement, fournitures et de matériel pour l’ensemble de l’équipe (matériel vidéo, micros, caméras, ipads, owls…etc) ;

En parallèle de ces missions, vous participez au projet d’une équipe récemment créée « Office Management » en charge de divers projets (digitaux, formation, etc) pour la direction. Vous êtes également force de proposition sur la création de moments d’échange et de convivialité pour la direction (digitaux ou physiques selon l’évolution du contexte sanitaire) et êtes en charge de l’organisation qui en découle.

Qualifications

Pour réussir dans ce poste, vous avez une expérience significative sur des missions similaires d’assistanat de direction impérativement dans un contexte international et dans le secteur du divertissement dans l’idéal.

Si vous souhaitez nous rejoindre pour relever ce challenge et que vous vous reconnaissez sur les affirmations suivantes, alors n'hésitez plus !

• Vous êtes reconnu.e pour vos qualités relationnelles et de communication ;
• On vous connait pour votre rigueur, votre sens de l’organisation hors norme ainsi que votre autonomie ;
• D’un tempérament débrouillard, pour vous il n’y a pas de problème, que des solutions ;
• Le sens du service et de la confidentialité sont vos maîtres-mots ;
• Vous êtes bilingue en anglais pour ce poste à envergure internationale ;
• Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, et Powerpoint) et votre orthographe est irréprochable ;
• Votre enthousiasme au quotidien sera un atout indéniable pour ce poste.

Informations complémentaires

Vous souhaitez être de la partie, alors n’attendez plus. Transmettez-nous votre candidature afin de nous rejoindre sur ce poste en CDI à pourvoir au sein de notre siège international, basé à Montreuil (accessible en métro Ligne 1 et 9/Tram T3a et T3b/RER A).

Ubisoft au quotidien, c’est allier les bons côtés de l’esprit start-up avec les moyens et avantages d’un grand groupe, dont voici un premier aperçu:

· Intéressement & Participation,

· Un congé paternité & coparent d’un mois,

· Un service Workplace qui rend votre quotidien le meilleur possible: petit déj tous les lundis, mise à disposition d’espaces de détente, d’espaces de jeux avec des consoles, de boissons chaudes et fruits frais gratuits,

· Billetterie & Bons plans : réductions sur des abonnements culturels, cinéma,

· Jeux & Co : accès illimité à notre catalogue de jeux sur PC via Uplay, 4 jeux consoles Ubisoft gratuits par an, goodyshop, ludothèque,

· Sport & Clubs : réduction sur des abonnements sportifs + accès aux clubs Ubi (loisir, sport et musique),

· Et bien d’autres avantages à venir découvrir.

Et maintenant vous vous dites quelle est la suite? Si le job vous intéresse et que vous pensez correspondre au profil recherché, il vous suffit de transmettre votre candidature via SmartRecruiters (CV sous format PDF de préférence). Nous reviendrons vers vous sous 3 semaines et si votre profil correspond afin de proposer un premier point téléphonique de 30 minutes, qui pourra être suivi de plusieurs entretiens.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes.

Le poste est rattaché au Siège International.

Description de l'entreprise

Les équipes d’Ubisoft sont animées par leur volonté d’enrichir la vie des joueuses et joueurs avec des expériences de divertissement originales et mémorables. Elles donnent vie à des mondes, de véritables terrains de jeux où l’imagination peut s’exprimer librement, donnant naissance à des moments de surprise, de fun et d’aventure qui permettent aussi au joueur.euse d’apprendre et se découvrir.

Chez Ubisoft, vous avez l’opportunité de collaborer et d’évoluer avec des équipes passionnées et pionnières dans leur domaine, partout dans le monde.

Vous progresserez dans un environnement bienveillant et inspirant dans lequel vous repousserez les limites de l’imaginaire et de la technologie pour créer les mondes qui passionneront nos joueur.euse.s.