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Executive Assistant (F/M/NB)

Description du poste

Au sein du groupe Ubisoft, le siège des studios de création joue un rôle essentiel dans la conception de nos jeux ! En lien étroit avec la direction et nos studios à l’international, notre rôle est d’accompagner les équipes projets sur des sujets variés (process de production, design, orientation de jeu, contenu, pilotage financier, ressources humaines) afin de leur permettre de développer des jeux de qualité tout en gardant une cohérence éditoriale et stratégique. Cette position privilégiée permet à nos collaborateur·trice·s d’avoir une vision globale sur les projets en cours de développement.

C’est au sein de ce service et, directement rattaché.e au Chief Creative Officer (CCO), que nous recrutons un.e Executive Assistant. Dans ce cadre vos missions seront les suivantes :

ASSISTANAT ET COORDINATION

• Gestion de l’agenda du CCO
• Organisation de réunions
• Organisation des déplacements du CCO, et de ses N-1 sur des voyages groupés
• Office management : gestion de l’onboarding et de l’offboarding, du physical et digital office (fourniture, spaceplanning, accès IT, …)
• Interface et facilitateur.trice avec différents services et le top management
• Coordination de l’Espace de Travail de l’équipe Edito en collaboration avec différentes équipes

SUPPORT ET ORGANISATION DES EVENEMENTS DE L’EQUIPE

• Organisation de workshops et de team-buildings/évènements internes renforçant la cohésion d’équipe (déjeuners, anniversaires, …)
• Logistique : réservation de salles, repas, besoins spécifiques
• Point de contact de l’équipe pour les questions logistiques autour d’événements externes (GDC, E3, Gamescom, etc) et d’événements internes

ADMINISTRATION

• Suivi des factures (coaching, intervenants extérieurs, etc) et du budget de l’équipe, en collaboration avec la comptabilité et le contrôle de gestion
• Gestion des notes de frais du CCO et des courriers qui lui sont adressés

Qualifications

• Disponibilité et sens du service
• Rigueur, organisation et gestion des priorités
• Multitasking
• Solution-oriented
• Force de proposition
• Intérêt pour les métiers créatifs
• Esprit créatif
• Sens de la confidentialité

Informations supplémentaires

Vous souhaitez être de la partie, alors n’attendez plus. Transmettez-nous votre candidature afin de nous rejoindre sur ce poste en CDI à pourvoir au sein de notre siège international, basé à Saint-Mandé (accessible en métro Ligne 1 et 9/Tram T3a et T3b/RER A).

Ubisoft au quotidien, c’est allier les bons côtés de l’esprit start-up avec les moyens et avantages d’un grand groupe, dont voici un premier aperçu:

• Intéressement & Participation,
• Un congé paternité & coparent d’un mois,
• Un service Workplace qui rend votre quotidien le meilleur possible: petit déj tous les lundis, mise à disposition d’espaces de détente, d’espaces de jeux avec des consoles, de boissons chaudes et fruits frais gratuits,
• Billetterie & Bons plans : réductions sur des abonnements culturels, cinéma,
• Jeux & Co: accès illimité à notre catalogue de jeux sur PC via Uplay, 4 jeux consoles Ubisoft gratuits par an, goodyshop, ludothèque,
• Sport & Clubs: réduction sur des abonnements sportifs + accès aux clubs Ubi (loisir, sport et musique),
• Et bien d’autres avantages à venir découvrir.

Et maintenant vous vous dites quelle est la suite? Si le job vous intéresse et que vous pensez correspondre au profil recherché, il vous suffit de transmettre votre candidature via SmartRecruiters (CV sous format PDF de préférence). Nous reviendrons vers vous sous 3 semaines et si votre profil correspond afin de proposer un premier point téléphonique de 30 minutes, qui pourra être suivi de plusieurs entretiens.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes.

Poste rattaché au siège international localisé à Saint Mandé.

Description de l'entreprise

Les 21 000 collaborateur·trice·s d'Ubisoft, réparti·e·s sur plus de 40 sites à travers le monde, sont lié·e·s par une mission commune : enrichir la vie des joueur·euse·s par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes où les joueur·euse·s et ses équipes puissent s'épanouir et s'exprimer. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.