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Executive Assistant (F/H/NB)

Description du poste

Au sein du groupe Ubisoft, le siège des studios de création joue un rôle essentiel dans la conception de nos jeux ! En lien étroit avec la direction et nos studios à l’international, notre rôle est d’accompagner les équipes projets sur des sujets variés (process de production, design, orientation de jeu, contenu, pilotage financier, ressources humaines) afin de leur permettre de développer des jeux de qualité tout en gardant une cohérence éditoriale et stratégique. Cette position privilégiée permet à nos collaborateur.rice.s d’avoir une vision globale sur les projets en cours de développement.

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Executive Assistant (F/H/NB)

Description du poste

Rattaché.e à un.e de nos VP, vos missions seront :

1) Assistanat et Coordination

• Gestion de l’agenda du VP et organisation de meetings
• Organisation des déplacements du VP ainsi que de ses N-1
• Office management : gestion de l’onboarding et de l’offboarding, du physical et digital office (fourniture, spaceplanning, accès IT, …)
• Interface et facilitateur.trice avec différents services et le top management
• Coordination de l’Espace de Travail en collaboration avec différentes équipes

2) Support et organisation des événements de l’équipe

• Organisation de workshops et de team-buildings/évènements internes renforçant la cohésion d’équipe (déjeuners, anniversaires, …)
• Logistique : réservation de salles, repas, besoins spécifiques liés à l’équipe
• Point de contact de l’équipe pour les questions logistiques autour d’événements externes et d’événements internes

3) Administration

• Suivi des factures (coaching, intervenants extérieurs, etc) et du budget de l’équipe, en collaboration avec la comptabilité et le contrôle de gestion
• Gestion des notes de frais du/de la VP et des courriers adressés qui lui sont adressés

Qualifications

• Vous avez une expérience significative sur un poste similaire (assistanat, administratif, etc.) ;
• Vous avez le sens du service et de la confidentialité ;
• Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et vous avez le sens des priorités ;
• Vous savez être force de proposition et solution-oriented ;
• Vous avez un intérêt pour le secteur du jeu vidéo ;

Informations supplémentaires

Ubisoft, un terrain de jeu idéal :

• Fun at work : événements immersifs sur nos jeux, de nombreuses conférences et webinaires, soirées de célébration (hors contexte Covid-19), séance de playtests, …
• Une culture bienveillante et collaborative qui favorise le partage de connaissances
• Une entreprise dynamique, toujours en recherche d’innovation et d’amélioration continue, où les idées de chacun.e ont l’opportunité de briller.
• Travailler avec des experts.tes dans leur domaine et des passionnés.ées qui relèvent chaque jour le défi de pousser plus loin les limites du jeu-vidéo / divertissement ?
• Et encore plein d’autres avantages !

Ce poste est à pourvoir dès que possible, en CDI.

Lieu : Saint Mandé, accessible par la ligne 1 et 9 du métro et RER A

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous et toutes les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs et joueuses dans ses équipes.

Description de l'entreprise

Les 19 000 collaborateur.rice.s d'Ubisoft, répartis sur plus de 40 sites à travers le monde, sont liés par une mission commune : enrichir la vie des joueurs par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes où les joueurs et ses équipes puissent s'épanouir et s'exprimer. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.