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Coordonnateur·trice, Centre de services RH / Coordinator, HR Service Center

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Coordonnateur·trice, Centre de services RH

Relève de : Directeur des Opérations ressources humaines

Sommaire du poste :

Le Centre de servies RH assure un rôle de premier plan auprès de tous les employés des quatre entités de Square Enix West localisées au Canada, notamment en offrant l’information ou en répondant aux questions des employés, en assurant la gestion transactionnelle liée à l’administration du personnel et des avantages sociaux.

Le/La coordonnateur·rice, Centre de services RH est essentiel·le au succès de l'équipe Talent & culture. En tant que coordonnateur·rice, vous assurerez les activités opérationnelles quotidiennes afin d'en garantir l'efficacité et l'efficience. Vous veillerez au bon déroulement des opérations, en maximisant la valeur ajoutée de l'équipe tout en soutenant les initiatives et les programmes RH. Nous recherchons une personne positive, créative, ayant le souci du détail et un grand sens des priorités.

En tant qu'ambassadeur·rice de l'équipe T&C, vous prendrez en charge en tout ou en partie certaines activités RH, notamment le volet administratif du cycle de vie d’un·e employé·e, la gestion des avantages sociaux, la mobilité internationale ainsi que le volet conseil de premier niveau avec les employé·e.s en faisant de l'expérience employé, votre priorité.

Œuvrant au sein de projets de transformations et d'une équipe en pleine croissance, vous devrez être à l'aise avec la remise en question du statu quo et pouvoir facilement naviguer entre une excellente exécution tactique tout en soutenant un alignement stratégique.

Fonctions :

• Administrer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés ;
• Effectuer la gestion des avantages sociaux, incluant le plan d’assurances collectives de la compagnie, les REERs ;
• Participer au processus de mobilité internationale (Permis de travail, relocalisation) ;
• Communiquer et soutenir la bonne compréhension des politiques, processus et valeurs de la compagnie ;
• Administrer les inscriptions des employé·e.s aux différentes formations ;
• Recueillir et maintenir l’information nécessaire à la déclaration des activités de formation ;
• Assurer la gouvernance des données dans nos systèmes concernant la planification de la main-d’œuvre requise par les projets ;
• Gérer les dossiers virtuels des employé·e.s de la compagnie ;
• Coordonner les rencontres d'équipes ;
• Analyser les différents KPI et assurer le suivi de ceux-ci.

Expérience et qualifications :

• DEC/BAC en RH ou Administration des affaires et/ou expérience équivalente ;
• Excellente capacité de communication en anglais et en français.

Habiletés techniques :

• Connaissances avancées de Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook) ;
• Expérience Asana / Jira un atout ;
• Expérience avec Workday un atout.

Qualités interpersonnelles :

• Collabore et participe activement au travail de son équipe en favorisant la poursuite d’objectifs communs ;
• Concentre ses efforts dans le but d’obtenir des résultats qui atteignent ou dépassent les attentes et adopte des stratégies qui contribuent à améliorer les résultats obtenus ;
• Démontre un intérêt réel pour le bien-être des gens en interagissant avec eux de manière positive ;
• Favorise les occasions d’échanger avec les membres de l’équipe et de travailler avec eux pour maintenir un environnement de travail agréable ;
• Recueille, partage et diffuse les informations afin de favoriser la communication au sein de l’équipe ;
• Cherche les occasions qui lui permettent de se tenir à jour, d’acquérir de nouvelles connaissances et habiletés qui l’amènent à se développer sur le plan professionnel.

Motivation et intérêts :

De l'intérêt pour l'expérience employé, l'innovation l’ambition et de la passion pour les gens qui produisent des jeux vidéo sont essentiels !

// ENGLISH VERSION //

Coordinator, HR Service Center

Reports to: Director HR Operations

Job Summary:

The HR Service Center plays a leading role with all employees of Square Enix West's four entities located in Canada, by providing information or answering employee questions, by ensuring transactional management related to the personnel and benefits administration.

The Coordinator, HR Service Center is essential to the success of the Talent & Culture team. As a coordinator, you will be responsible for day-to-day operational activities to ensure efficiency and effectiveness. You will ensure the smooth running of operations, maximizing the added value of the team while supporting HR initiatives and programs. We are looking for a positive, creative person with an eye for detail and a strong sense of priorities.

As an ambassador of the T&C team, you will take over all or part of certain HR activities, in particular the administrative aspect of an employee's life cycle, the management of employee benefits, international mobility as well as the first-level consulting component with employees by making the employee experience your priority.

Working within transformation projects and a growing team, you will need to be comfortable challenging the status quo and be able to easily navigate excellent tactical execution while supporting strategic alignment.

Duties:

• Administer the process of welcoming and integrating new employees;
• Manage social benefits, including the company's group insurance plan, RRSPs;
• Participate in the international mobility process (work permit, relocation);
• Communicate and support a good understanding of company policies, processes and values;
• Administer employee registrations for the various training courses;
• Collect and maintain the information necessary for the declaration of training activities;
• Ensure data governance in our systems concerning the planning of the manpower required by the projects;
• Manage the virtual files of company employees;
• Coordinate team meetings;
• Analyze the various KPIs and monitor them.

Experience and qualifications:

• DEC / BAC in HR or Business Administration and / or equivalent experience;
• Excellent communication skills in English and French.

Technical skills:

• Advanced knowledge of Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook);
• Asana / Jira experience an asset;
• Experience with Workday an asset.

Interpersonal skills:

• Collaborate and actively participate in the work of his team by promoting the pursuit of common objectives;
• Focuses its efforts on obtaining results that meet or exceed expectations and adopts strategies that help improve the results obtained;
• Demonstrates a genuine interest in the well-being of people by interacting with them in a positive way;
• Fosters opportunities to interact with team members and work with them to maintain a pleasant work environment;
• Collects, shares and disseminates information to promote communication within the team;
• Look for opportunities that allow him to keep up to date, acquire new knowledge and skills that lead him to develop professionally.

Motivation and interests:

Interest in the employee experience, innovation, ambition and passion for the people who produce video games are essential!