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Chef d’équipe de la planification/Planning Lead

Objectif du poste

• Gérer, diriger, motiver, encadrer et former les spécialistes de la planification.
• Collaborer avec la direction de l’AQF à l’optimisation des effectifs des projets, en assistant aux réunions de production, en créant et en mettant à jour des rapports et en participant aux réunions.
• Rationaliser les processus liés à la planification de manière proactive.

Responsabilités et tâches principales

• Diriger et motiver l’équipe, et s’assurer de l’atteinte des objectifs opérationnels;
• Interagir avec les partenaires internes et établir de solides relations en cernant leurs besoins, en gérant leurs attentes et en trouvant des solutions à leurs problèmes.
• Créer des rapports hebdomadaires détaillant l’état actuel et futur des ressources disponibles, et signalant tout problème éventuel au groupe de la production, lorsque nécessaire.
• Gérer la planification de projet de l’AQF pour repérer les augmentations et diminutions de la charge de travail, et collaborer avec les services internes pour disposer d’un personnel et d’un espace de travail suffisants.
• Gérer l’évolution et les améliorations de l’outil de planification (Merinio) ainsi que la relation avec le développeur externe de l’outil.
• Favoriser une vision claire des choses pour le superviseur direct, ceci lui permettant de coordonner les efforts de l’équipe.
• Assumer toute autre tâche pertinente requise par le superviseur.

Compétences requises

Compétences techniques

• Bilingue (français et anglais)
• Grande connaissance pratique de Microsoft Excel, Word et Outlook
• Connaissances avancées d’Excel (formules, macros, VBA), d’Access, de SQL et des API REST (un atout)

Compétences générales

• Excellente expression écrite et orale.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités efficacement.
• Solides compétences en leadership et aptitudes à la prise de décision.
• Capacité à travailler sous pression.
• Sens des responsabilités et rigueur.
• Bonne capacité à gérer son temps.
• Recherche permanente de moyens pour s’améliorer.
• Flexibilité et capacité d’adaptation.
• Habileté à gérer les conflits et à faire des commentaires constructifs.
• Motivé(-e) par l’atteinte des résultats et capable de mener une équipe vers le succès.
• Encourage les autres à maintenir des normes de qualité élevées et montre l’exemple.
• Est attentif(-ive) aux erreurs et aux incohérences dans ses apports et ceux des autres, en les soulignant ou les corrigeant au besoin.
• Aptitude à communiquer de façon honnête et ouverte, à s’exprimer lors des réunions et à partager ses opinions.
• Capacité à comprendre et à respecter les échéanciers.
• Aptitude à écouter activement, à encourager la participation des autres et à tenir compte de leurs contributions.
• Motivation personnelle, sens de l’innovation et de l’analyse ainsi qu’une grande attention aux détails et à la précision.

Requirements

Job Purpose

• Managing, leading, motivating, coaching and training Planning Specialists
• Collaborating with FQA management to streamline the staffing of projects by attending Production meetings, creating/updating reports and participating in meetings
• Proactively streamlining Planning related processes

Responsibilities and Main Tasks

• Lead and motivate the team and ensure achievement of operational goals
• Interact with internal partners and develop solid relationships by identifying their needs, managing expectations and finding solutions
• Compile weekly status reports detailing the active and forecasted states of available resource pools, flagging any concerns to the Production group as necessary.
• Monitor FQA project plans to identify ramp-ups/downs and work with internal departments to have sufficient staff and workspace.
• Manage the scheduling tool (Merinio) evolution and improvements as well as the relationship with the external tool developer.
• Granting visibility to the direct supervisor, enabling them to coordinate the team’s efforts
• Carry out other tasks as requested by the supervisor.

Required Skills

Technical Skills

• Bilingual - French and English
• Strong working knowledge of Microsoft Excel, Word and Outlook
• Strong knowledge of Advanced Excel (formulas, macros, VBA), Access, SQL, REST APIs – a plus

Soft Skills

• Strong written and verbal communication skills.
• Ability to multi-task and prioritize efficiently.
• Strong leadership skills and decision making abilities.
• Works well under pressure.
• Accountable and responsible.
• Good time-management capability.
• Continuously looking for ways to improve.
• Agile and flexible to change.
• Skillful in conflict management and giving of constructive feedback.
• Results driven and able to lead a team to success.
• Encourages others to keep a high standard of accuracy and leads by example.
• Demonstrates a keen eye for errors/inconsistencies in both their own and others contribution, highlighting or amending these as appropriate.
• Honest & open communication, speaks up in meetings, shares opinions.
• Understands and is able to meet deadlines.
• Listens actively, encourages and incorporates others input.
• Self-motivated, innovative and analytical with strong attention to detail and accuracy.