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Chargé de projets (télétravail)

VOLTA est une entreprise de services créatifs travaillant avec les plus grands noms de l’industrie du divertissement. Notre équipe de vétérans contribue au développement visuel des projets les plus prestigieux. Nous recherchons un ou une gestionnaire passionnée, travaillante et autonome qui se plait dans un environnement créatif et est motivée par la croissance.

Sous la supervision du directeur de production, le chargé de projets est responsable de soutenir la production de plusieurs projets dans toutes les sphères de développement et d’en communiquer l’avancement à l’interne ainsi qu’aux clients. Il supervise les activités quotidiennes et résout les problèmes pouvant freiner ou ralentir le travail de l’équipe. Il s’assure que les projets rencontrent les attentes des clients, les échéanciers de production et le budget établi. Il travaille en étroite collaboration avec le directeur de production, les chargés de projets, la direction artistique, les artistes, les représentants des ventes et les clients.

DÉMARRAGE DE PROJETS:

• Participer à la définition des besoins du client et à la création du plan de travail des projets;
• Participer à l’élaboration des calendriers des livrables, planifier et faire le suivi des échéanciers des projets avec l’équipe artistique et le directeur de production;
• Collaborer avec les artistes et les directeurs artistiques des projets et s’assurer que les mandats sont clairs pour tous;
• Veiller à l’occupation des ressources avec le directeur de production et la direction artistique;
• Contacter et recruter des fournisseurs externes lorsque requis;
• Lors de la phase de démarrage, créer les projets selon la procédure établie et veiller à ce que le devis soit complet, puis s’assurer d’inclure/assigner toutes les ressources nécessaires à son bon déroulement.

COORDINATION DE PROJETS:

• Agir à titre de personne-ressources auprès des clients. À cet effet, résoudre les problèmes rencontrés ou les référer à la personne appropriée, au besoin;
• Suivre l’évolution du plan de production, du calendrier des livrables et du budget, et en communiquer la progression à l’interne ainsi qu’au client. Ceci inclut de s’assurer de l’avancement des projets, de la satisfaction du client, la validation de la qualité et de l’uniformité des visuels produits;
• Démontrer initiative et réactivité lors de changements inattendus dans la description des livrables ou dans l’horaire;
• Faire des mises à jour régulières des informations se rattachant aux projets en suivant les procédures établies. Ceci inclus de classer, produire et distribuer le détail des projets aux personnes/départements concernés;
• S’assurer de la rentabilité des projets auxquels il est attitré;
• Faire le suivi des approbations avec le client, la direction artistique et le directeur de production, et ainsi coordonner et effectuer les livrables approuvés;
• Coordonner et soutenir le travail des artistes et organiser, coordonner et animer les rencontres d’équipe en s’assurant de l’assiduité des présences et effectuer le suivi requis à la suite des rencontres.

FERMETURE DES PROJETS:

• Évaluer les projets et s’assurer que le contrat est bien rempli. Ceci inclut la création du post mortem et l’archivage du projet.

AUTRES TÂCHES:

• Assurer le suivi administratif (feuilles de temps, rapports de production, suivi du budget, etc.);
• Agir à titre de personne-ressource en ce qui a trait à la supervision au quotidien des employés;
• Contribuer au maintien d’un climat de travail sain et motivant, et assurer une communication efficace entre les membres de l’équipe.

PRÉREQUIS

• Formation, collégiale ou universitaire, en administration, en gestion ou tout autre domaine pertinent;
• 5 ans d’expérience pertinente en gestion de projet interactif, en gestion d’équipe et relation client;
• Bilingue français et anglais;
• Esprit analytique, innovateur et critique;
• Leader naturel, qui saura pousser son équipe plus loin;
• Très bonnes aptitudes de gestion de projet et aptitudes organisationnelles;
• Expérience des méthodologies Agile;
• Excellente culture du domaine du jeu vidéo;
• Fortes aptitudes de multitâches, de suivi, de communication et d’organisation;
• Capacité d’adaptation et facilité d’apprentissage.

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VOLTA is a creative services company working with the biggest names in the entertainment industry. Our elite team is made up of veterans from all over the world who are passionate about collaborating on the visual development for some of the most prestigious projects worldwide. Our management team is looking for a passionate, hardworking and independent person to join the team who enjoys a creative environment and is motivated by growth and success.

Reporting to the Production Director, the Project Manager is responsible for supporting the production of multiple projects, in all areas of development, communicating progress both internally and to clients. They supervise day-to-day activities and resolve any problems that might either hold back or slow down the team's work. They ensure the projects that they are assigned to meet the clients' expectations, production deadlines and the assigned budget. They work in close collaboration with the Production Director along with the other Project Managers, Art Director, Artists, Director of Business Development and clients.

PROJECT LAUNCH:

• Help define the client's requirements in order to create the project's workplan;
• Take charge of scheduling deliverables, planning and tracking project deadlines with assistance from the artistic team and Production Director;
• Work closely with the Art team to correctly set up the project, ensuring that the mandates are clear for everyone involved;
• During the project's kick-off phase, set up the project in line with established procedures, ensure the project brief is complete, and verify that all the necessary resources are in place for the project's successful implementation, contacting and recruiting external vendors when required.

PROJECT COORDINATION:

• Act as a contact person for clients, resolve any problems that may arise and if necessary, speak or refer to the representative for that client;
• Track the progress of the production plan, deliverables schedule and budget throughout the projects cycle, communicating progress both internally and to the client. This includes ensuring project progression, client satisfaction and the quality and uniformity of the visual products is met at each milestone;
• Provide regular updates on information concerning the project according to established procedures. This includes filing, producing and distributing project details to the appropriate contacts or departments;
• Inform the Production Director of changes and/or problems encountered during project production and be able to offer possible solutions in the form of trouble shooting, adjustments to the schedule, overall approach and methodology, adapting to production realities and meeting the client's overall expectations;
• Ensure the profitability target is met for assigned projects;
• Follow up on approvals with the client and art director, and coordinate and produce the approved deliverables;
• Coordinate and support the work of the artists and organize, coordinate and facilitate team meetings, ensuring attendance and providing the necessary follow-up on the outcome of these meetings.

PROJECT CLOSING:

• Fully assess the project to ensure the contract has been fulfilled. This includes producing an accurate end of project report, invoice, post-mortem and full archiving the project and associated data.

OTHER TASKS:

• Provide administrative accountability for responsibilities (work sheets, production reports, budget monitoring, etc.);
• Act as contact person with regard to the daily supervision of staff;
• Help maintain a healthy and engaging working environment, ensuring that team members communicate effectively

Requirements

• College or University education in administration, management or any other relevant subject;
• Able to adapt and learn quickly.
• Five years of relevant experience in project management, team management and customer relations;
• Bilingual in French and English;
• Analytical and innovative with strong critical thinking skills;
• A natural leader who can always get more from their team;
• Strong project management skills;
• Experience with Agile methodologies;
• Excellent knowledge of the video game world;
• Strong at multi-tasking, tracking, communication and organizing tasks;