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Central Production Executive Assistant

Job Description

The Central Production Executive Assistant will provide support to the senior management teams at Technicolor Creative Studios. The successful candidate will have strong organizational skills, communication skills, and enjoy customer service and support. Regular tasks include:

Senior Management Team Support:

• Support with Systems assistance, raising tickets
• Ad hoc administrative tasks: Printing, scanning, etc
• Optimal calendar management: cross-site meetings, time-zone conscientiousness
• Preparing expense reports using Concur platform
• Coordinate travel arrangements using Concur platform, upon request.
• Ad-hoc requests from SMT
• Work with operations team to support with event organization and restaurant bookings
• Minutes for regular meeting, as requested
• Onboarding support for supervisors, producers, and managers
• Coordinating and execution of plans with necessary departments and Heads for internal visitors: main contact for internal visitors – coordinate with Executive Assistants at other sites to coordinate internal visits. Communicate action items required by WFP, systems, and operations teams
• Coordinating and execution of plans with necessary departments and Heads for Client Visits: communicate action items required by WFP, systems, and operations teams
• Attendance tracking, upon request
• Attaining visas and travel documents

Operations Support:

• Filter SMT requests accordingly to specific operations support
• Minutes for facilities and operations meetings
• Assist in Health and Safety Committee management and organization
• Holiday Report / Kronos tracking
• Feedback on Systems Support and 'fact-checking' information, at times in onboarding Post-Mortems
• Ongoing documentation of existing and new processes: Concur, DASH, Onboarding, Accesses, Processes Teams Chat
• OT Weekend Projection

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L’assistant exécutif pour la production centrale apportera son soutien aux équipes de direction de Technicolor Creative Studios. Le candidat retenu aura de solides compétences organisationnelles, des compétences en communication et appréciera le service et le soutien à la clientèle. Les taches régulières comprennent :

Soutien à l’équipe de direction senior

• Support avec l’assistance des Systèmes, la collecte de tickets
• Tâches administratives : impression, numérisation, etc.
• Gestion optimale du calendrier ; réunions inter-sites, respect des fuseaux horaires
• Préparation des rapports financiers à l’aide de la plateforme Concur
• Coordonner les préparatifs de voyage a l’aide de la plateforme Concur, sur demande
• Demandes par l’équipe de direction
• Travailler avec l’équipe des opérations pour soutenir l’organisation d’évènements et les réservations de restaurants
• Prises des notes de réunion, sur demande
• Support d’intégration pour les superviseurs, les producteurs et les gestionnaires
• Coordination et exécution des plans avec les départements nécessaires et les chefs pour les visiteurs internes – coordonner avec les assistants exécutifs sur d’autres sites pour coordonner les visites internes. Communiquer les actions requises par le PAM, les systèmes et les équipes opérationnelles
• Coordination et exécution des plans avec les départements nécessaires et les chefs des visites des clients : communiquer les éléments d’action requis par le PAM, les systèmes et les équipes opérationnelles
• Suivi des présences, sur demande
• Obtenir des visas et des documents de voyage

Soutien aux opérations

• Filtrer les demandes de l’équipe de direction en fonction de la prise en charge d’opérations spécifiques
• Prises des notes des réunions sur les installations et les opérations
• Aider à la gestion et à l’organisation du comité de santé et sécurité
• Rapport de vacances / Suivi Kronos
• Commentaires sur l’assistance des systèmes et les informations de « vérification des faits », parfois lors de l’intégration des post-mortem
• Documentation continue des processus existants et nouveaux : Concur, DASH, Onboarding, Accès, Processus Teams Chat
• Projections du temps supplémentaire leur de week-end

Qualifications

Qualifications:

• Exceptional commitment to customer service and support
• Ability to anticipate needs and action tasks proactively
• Organized and efficient
• Strong communication skills, oral and written
• Strong problem-solving skills
• Ability to work efficiently under tight deadlines and prioritize tasks
• Strong attention to detail
• Team player
• Personable and calm nature
• Strong knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint)
• Bilingual (English and French), oral and written

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Les attributs désirent :

• Engagement exceptionnel envers le service client et l’assistance
• Capacité à anticiper les besoins et les taches de manière proactive
• Organisé et efficace
• Solides compétences en communication, orale et écrit
• Solides compétences en résolution de problèmes
• Capacité à travailler efficacement dans des délais serrés et à hiérarchiser les taches
• Grande attention aux détails
• Esprit de collaboration
• Agréable et calme
• Solide connaissance de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
• Bilingue (anglais et français), oral et écrit

Additional Information

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If you require assistance applying, please reach out to tcstalent@technicolor.com and we'll be happy to assist.

TECHNICOLOR IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER
Technicolor complies and prohibits against discrimination on the basis of race, religion, creed, color, national origin, ancestry, medical condition (including genetic characteristics), mental and/or physical disability or handicap, marital status, sex, age, veteran status, citizenship status, sexual orientation, gender identity, political party preference, political belief, socioeconomic status, familial status, registered domestic partner status, military service, pregnancy, childbirth and related medical conditions and any other characteristic or activity protected by federal, state/provincial or local law.

Company Description

Moving Picture Company (MPC) is a global VFX studio with decades of storytelling experience across the feature film and episodic industries, with award-winning highlights including The Lion King, 1917, The Mandalorian, and Wandavision.

MPC’s global network of artists is constantly innovating to bring unimaginable ideas to life through cutting-edge technology and boundless creativity. Part of the Technicolor Creative Studios network, MPC continues to lead the visual arts industry, building authentic and long-lasting connections with audiences across screens worldwide.