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Assistant·e Meeting Specialist– Stage Janvier 2022 (F/H/NB)
2 years ago
Description du poste
Intégré·e à l’équipe Travel & Meet d’Ubisoft, vos missions seront les suivantes :
Coordination logistique sur les événements internes
- Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs réunions, événements, séminaires sur notre site de Saint-Mandé ;
- Contrôler régulièrement la bonne application de la politique meeting ;
- Participer à la mise en place des espaces ;
- Coordonner les actions avec les différents pôles intervenant sur l’organisation d’un événement sur site (Opération, IT, Exploitation et Food).
Recherche & coordination sur les évènements externes
- Prise de brief en amont avec les organisateurs pour identifier et comprendre leurs besoins ;
- Identifier les espaces de séminaires/réunions les plus adaptés aux demandes ;
- Traiter les demandes de réservation de restaurants, lieux de réunions, hébergements ;
- Gérer les éventuels litiges.
Projets transverses
- Collecter des feedbacks & de la data en vue de l’élaboration ou de la mise à jour de reportings ;
- Parallèlement à ces missions, vous pourrez être amené·e à intervenir en support de projets de l’équipe tels que la rédaction d’une guideline meetings, d’outils de communications visant à mieux informer les collaborateur·rices sur l’actualité Travel & Meet (newsletters, blog voyages…).
Qualifications
- Vous disposez idéalement d’une première expérience dans l’événementiel au sein d’une structure accueillant des séminaires ou plus globalement dans le MICE (organisation de réunions, conférences et expositions) ;
- Vous appréciez le travail en équipe et êtes doté·e d’un excellent relationnel ;
- Vous êtes polyvalent·e et appréciez pouvoir collaborer sur plusieurs missions à la fois ;
- Vous êtes rigoureux·euse, organisé·e et avez un intérêt marqué pour les problématiques de coordination événementielle ;
- Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel) ;
- Vous êtes à l’aise pour communiquer en Anglais.
Informations supplémentaires
Quels sont vos avantages en tant qu’UbiTrainee ?
- Rejoindre la 1ère entreprise du dernier classement Happy Trainees #Happy@Ubi
- Gratification de stage selon le niveau d’études.
- Carte Titres Restaurant Apetiz, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 jour de RTT/mois
- 2 jeux vidéo gratuits, réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels.
Boîte à questions Ubi :
Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ?
Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour ce poste ! Un CV personnalisé et bien détaillé pourra vous permettre à coup sûr de vous démarquer 😉
Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre intérêt pour le stage/l’alternance en particulier, plutôt qu’un long texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature sur notre site.
Comment se déroule le processus de recrutement chez Ubisoft ?
Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique ou un entretien vidéo-différé afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies. Un entretien physique ou un visio via Teams sera par la suite organisé avec avec votre futur·e tuteur·trice de stage. Il est également possible que vous ayez à passer un cas pratique pendant le processus de recrutement ou à échanger avec votre prochain·e n+2 et certain·es de vos collègues.
Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ?
Ubisoft compte dans ses rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.
Être un·e UbiTrainee (stagiaires ou alternant·es), qu’est-ce que c’est ?
Chez Ubisoft, après une période de formation, des missions responsabilisantes vous seront confiées et pourront évoluer tout au long de votre expérience parmi nous. Pas de stage photocopieuse mais de vrais défis à relever tous les jours !
Être en stage chez nous, c’est aussi profiter du meilleur des deux mondes : la vision, la stabilité, les opportunités et le catalogue de marques d’un grand groupe international, mais aussi la liberté, la créativité, l’esprit entrepreneurial et l’environnement de travail convivial d’une start-up.
Comment sont accompagné·es les Trainees durant leur expérience chez Ubi ?
Nos équipes RH sont chargées de vous accompagner tout au long de votre expérience. Cela passe par un suivi RH de proximité (réponses aux questions du quotidien, discussions sur les possibilités de rester chez Ubi après votre stage/alternance…) et l’animation continue de la communauté Trainees (Welcome Sessions, groupe Teams dédié, Trainees Week… et quelques autres surprises 😉).
Je suis en situation de handicap, comment postuler ?
Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets de handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme Smartrecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail ( Boost@Ubisoft.com ).
Description de l'entreprise
Les équipes d’Ubisoft comptent 21 000 personnes réparties sur plus de 40 sites à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.
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